Probno stanje | Primjer | Format

Probno stanje i njegova uloga u računovodstvenom procesu

Probno stanje je izvješće pokrenuto na kraju obračunskog razdoblja, s popisom završnog stanja na svakom računu glavne knjige. Izvješće se prvenstveno koristi kako bi se osiguralo da ukupan iznos svih terećenja bude jednak ukupnom iznosu svih kredita, što znači da u računovodstvenom sustavu ne postoje neuravnotežene stavke dnevnika koje bi onemogućile generiranje točnih financijskih izvještaja. Bilans stanja na kraju godine revizori obično traže kad započnu reviziju, kako bi mogli prenijeti stanja na računu u izvješću u svoj softver za reviziju; mogu zatražiti elektroničku verziju koju će lakše kopirati u svoj softver.

Čak i kada se ukupni iznosi terećenja i kredita navedeni na probnom bilansu međusobno izjednače, to ne znači da na računima navedenim u probnom bilansu nema pogrešaka. Na primjer, terećenje je moglo biti uneseno na pogrešnom računu, što znači da je ukupan iznos terećenja točan, iako je stanje temeljnog računa prenisko, a drugo previsoko. Primjerice, referent za obveze evidentira fakturu dobavljača od 100 USD s terećenjem troškova opskrbe i 100 USD kredita na računu pasivne obveze. Teret bi trebao biti na računu komunalnih troškova, ali probno stanje i dalje će pokazati da je ukupan iznos terećenja jednak ukupnom broju kredita.

Probna bilanca također se može koristiti za ručno sastavljanje financijskih izvještaja, iako se s pretežnom uporabom računarskih računovodstvenih sustava koji automatski izrađuju izvještaje, izvještaj rijetko koristi u tu svrhu. Zapravo više nije potrebno koristiti izvještaj o probnom bilansu u računovodstvenim operacijama.

Kada se probno stanje prvi put ispiše, naziva se neprilagođeno probno stanje. Zatim, kada računovodstveni tim ispravi sve pronađene pogreške i izvrši prilagodbe kako bi se financijski izvještaji uskladili s računovodstvenim okvirom (kao što su GAAP ili MSFI), izvještaj se naziva prilagođenim probnim bilansom. Prilagođeno probno stanje obično se ispisuje i pohranjuje u knjigu na kraju godine, koja se zatim arhivira. Napokon, nakon što je razdoblje zatvoreno, izvještaj se naziva probno stanje nakon zatvaranja.

Probni bilans je strogo izvještaj koji se sastavlja iz računovodstvenih evidencija. Međutim, budući da se prilagodba unosa može izvršiti kao rezultat pregleda izvješća, moglo bi se reći da računovodstvo probnog stanja obuhvaća postupak prilagodbe koji neprilagođeni probni saldo pretvara u prilagođeni probni saldo.

Ako u organizaciji postoje podružnice koje izvještavaju svoje rezultate nadređenom društvu, nadređeno društvo može zatražiti završni probni saldo od svake podružnice koje koristi za pripremu konsolidiranih rezultata za cijelo poduzeće.

Glavna knjiga je izvješće koje preferiraju interni računovođe, jer također prikazuje detaljne transakcije koje čine završni saldo ili barem upućuju na relevantnu podnapisnicu koja sadrži ove podatke. Ova dodatna razina detalja otkriva aktivnost na računu tijekom obračunskog razdoblja, što olakšava provođenje istraživanja i uočavanje mogućih pogrešaka.

Format probnog bilansa

Početno izvješće o probnom bilansu sadrži sljedeće stupce:

  1. Broj računa

  2. Korisničko ime

  3. Završni saldo zaduženja (ako postoji)

  4. Završni saldo kredita (ako postoji)

Svaka stavka sadrži samo završno stanje na računu. Svi računi koji imaju završno stanje navedeni su u probnom stanju; obično računovodstveni softver automatski blokira pojavljivanje svih izvještaja koji imaju nulti saldo u izvješću.

Prilagođena verzija probnog stanja može kombinirati stupce zaduženja i kredita u jedan kombinirani stupac i dodati stupce za prikaz prilagodbenih unosa i revidiranog završnog stanja (kao što je slučaj u sljedećem primjeru).

Primjer probnog bilansa

Sljedeći primjer probnog stanja kombinira ukupan iznos zaduženja i kredita u drugi stupac, tako da je sažeti saldo ukupnog iznosa (i trebao bi biti) nula. Unosi za podešavanje dodaju se u sljedeći stupac, dajući prilagođeni probni bilans u krajnjem desnom stupcu.

ABC International

Probno stanje

31. kolovoza 20XX