Potrošni ciklus

Rashodni ciklus je skup aktivnosti povezanih s nabavom i plaćanjem dobara i usluga. Te aktivnosti uključuju utvrđivanje onoga što treba kupiti, aktivnosti nabave, primanje robe i plaćanja dobavljačima. Velik dio ulaznih podataka u ciklus izdataka dolazi iz prodajnog ciklusa, gdje se zahtjevi za kupnjom temelje na količini i vrsti narudžbi kupaca.

Ciklus izdataka sastoji se od nekoliko različitih komponenata, uključujući rekviziciju roba i usluga, odabir dobavljača, naručivanje roba i usluga, njihov primitak i naknadno plaćanje za njih. Cjelokupni ciklus izdataka sadrži sljedeće aktivnosti:

  1. Utvrdite koju robu i usluge treba naručiti. Većina robe koju treba naručiti potrebna je proizvodnom procesu. Da bi to učinio, sustav izračunava komponente koje trebaju biti na raspolaganju za planiranu proizvodnju i oduzima ručne i neraspoređene sirovine kako bi došao do iznosa koji se moraju nabaviti. Alternativno, ako su roba ili usluge potrebne za prodaju ili administrativnu funkciju, korisnik ispunjava obrazac za zahtjev koji detaljno opisuje njezine zahtjeve i prosljeđuje ga odjelu za nabavu.

  2. Kada se roba kupuje za tekuću proizvodnju, sustav će naručitelju predočiti preliminarni nalog za kupnju, koristeći preferiranog dobavljača navedenog u glavnoj datoteci inventara za svaki predmet koji se kupuje. Nabavno osoblje pregledava i odobrava ove narudžbe, koje se zatim šalju elektroničkim putem izravno dobavljačima ili im se tiskaju i šalju poštom.

  3. Kada se zatraži nestandardna roba i usluge, nabavno osoblje istražuje moguće dobavljače, odabire najboljeg i izdaje im narudžbenicu.

  4. Dok se roba prima, odjel za primanje pristupa otvorenim narudžbenicama u sustav i unosi primljene količine.

  5. Kad primite račune dobavljača, obveznici ih prijavljuju u sustav. Zatim sustav uspoređuje te račune s autorizirajućim narudžbenicama i primanjem informacija kako bi utvrdio mogu li se računi platiti. U ovoj fazi može biti značajne količine ručnog pomirenja. Ishod je skup računa koji su odobreni za plaćanje.

  6. Sustav planira plaćanja dobavljačima na temelju unaprijed određenih uvjeta plaćanja za svakog od njih. Kada stigne predviđeni datum plaćanja, sustav obrađuje skup plaćanja, koja će biti u obliku elektroničkog prijenosa sredstava ili čekova.