Kako postaviti sustav plaćanja računa

Obračunski sustav plaća račune poduzeća na organiziran način. Ciljevi ovog sustava su pravovremena plaćanja i točni iznosi ispravnim dobavljačima. Sljedeći koraci mogu se koristiti za postavljanje takvog sustava:

  1. Odaberite softver . Kupite gotov knjigovodstveni softverski paket koji sadrži modul za plaćanje računa. Potražite takve standardne značajke kao što su mogućnost postavljanja standardnih podataka o plaćanju za svakog dobavljača, uočavanje duplikata faktura, iskorištavanje popusta za rano plaćanje i elektroničko plaćanje.

  2. Postavite dobavljače . U glavnu datoteku dobavljača u softver unesite imena, adrese, uvjete plaćanja i zadane račune troškova glavne knjige koji se primjenjuju na svakog dobavljača.

  3. Unesite račune . Unesite svaku fakturu u sustav plaćanja računa. To uključuje unos datuma računa (a ne datuma primitka) i iznosa koji treba platiti.

  4. Odobriti račune . Stvorite sustav da upravitelji pojedinačno odobre svaku fakturu dobavljača čim stignu ili da koriste negativna odobrenja, pri čemu upravitelji moraju obavijestiti osoblje s obveznicima ako ne odobre plaćanje. U sustav se može integrirati sustav upravljanja tijekom rada kako bi se pratio status odobrenja.

  5. Zakažite plaćanje . Napravite probno prikazivanje kako biste iz softvera ispisali popis svih računa koji dospijevaju na plaćanje i provjerite uključuje li izvješće sve račune koje treba platiti u odabranom datumskom rasponu.

  6. Testirajte provjeru . U softveru označite sve odobrene uplate i ispišite skup čekova kako biste platili ove račune. Osigurajte da sustav plaća samo one čekove koji su odabrani.

  7. Čekovi s potpisima . Odredite osobu koja će biti primarni potpisnik čeka, kao i drugu osobu koja će biti rezervni potpisnik provjere. Obavijestite ove ljude o njihovim dužnostima u ispitivanju sigurnosne dokumentacije u prilogu svake provjere.

Prethodni koraci obuhvaćaju osnovne radnje uključene u obradu obveza putem obračunskog sustava. U njega se mogu ugraditi sljedeći dodatni predmeti:

  • Trosmjerno podudaranje . Možda će biti potrebno da službenik za obveze podudara račune dobavljača s narudžbenicama tvrtke i sve primljene dokumente. Ovo podudaranje može biti potrebno kako bi se osiguralo da poduzeće plaća samo pravilno odobrene i primljene predmete.

  • Izvješća o rashodima . Postavite sustav koji zahtijeva od zaposlenika da predaju obrasce izvještaja o troškovima uz koje se prilažu računi za sve stavke koje su kupili. Ovaj sustav može uključivati ​​skup putnih pravila koja određuju koji će troškovi biti nadoknađeni.

  • Karte za nabavu . Postavite sustav prema kojem se kartice za nabavu izdaju odabranim zaposlenicima koji su ovlašteni obavljati kupnje karticama u ime tvrtke. Uključite postupke pregledavanja izvoda na kartici radi pogrešaka i podnošenja potpuno pregledanih izvoda osoblju obveznika na obradu plaćanja.

Možda će biti potrebno dodati izbor kontrola u sustav obveza kako bi se smanjio rizik od prekomjernih plaćanja.