Kontrole potraživanja

Kontrole potraživanja doista započinju s inicijalnim stvaranjem računa kupca, budući da tijekom stvaranja računa potraživanja morate smanjiti nekoliko problema da biste mogli imati sveobuhvatan skup kontrola nad ovom ključnom imovinom. Kontrole zatim obuhvaćaju pravilno održavanje potraživanja i njihovo uklanjanje bilo plaćanjem od kupaca ili generiranjem kreditnih odobrenja. Ključne kontrole koje treba uzeti u obzir su:

  • Prije slanja potrebno je odobrenje kredita . Imat ćete problema s naplatom potraživanja ako je narudžba poslana kupcu s lošom kreditnom ocjenom. Stoga za sve prodajne naloge preko određenog iznosa u dolarima zatražite potpisano odobrenje kreditne službe.
  • Provjerite uvjete ugovora . Ako postoje neuobičajeni uvjeti plaćanja, provjerite ih prije stvaranja računa. Inače, potraživanja će sadržavati račune koje kupci odbijaju platiti.
  • Lektorirani računi . Ako račun za iznos od velikog dolara sadrži pogrešku, kupac može zadržati plaćanje dok ne pošaljete revidiranu fakturu. Razmislite o zahtjevu za lekturu većih računa kako biste ublažili taj problem.
  • Odobri kreditna odobrenja . Ljudi koji imaju pristup dolaznim uplatama kupaca mogli bi presresti dolazni novac i zatim stvoriti kreditno pismo kako bi pokrili svoje tragove. Jedan od koraka u prevenciji ovog problema jest traženje formalnog odobrenja upravitelja za kreditne zapise, koje osoblje interne revizije naknadno provjerava. Nemojte dovoditi ovu kontrolu u krajnosti i trebate odobrenje za izuzetno male kreditne zapise - omogućite računovodstvenom osoblju da kreira male bez odobrenja, samo da bi očistilo preostala mala stanja na računu.
  • Ograničite pristup softveru za naplatu . Kao što je upravo spomenuto, netko bi mogao presresti dolazne uplate kupaca i sakriti krađu kreditnim zapisom. Pristup softveru za naplatu trebali biste zaštititi lozinkom kako biste spriječili nezakonito generiranje odobrenja.
  • Odvojene dužnosti . Kao što je maloprije spomenuto, nitko ne bi trebao biti u mogućnosti obrađivati ​​dolazne uplate kupaca i stvarati kreditna odobrenja, inače će moći uzeti novac i pokriti svoje tragove kreditnim zapisima. Stoga dodijelite ove zadatke različitim ljudima.
  • Pregledajte stavke dnevnika potraživanja . Transakcije potraživanja gotovo uvijek prolaze kroz dnevnik prodaje u računovodstvenom softveru koji generira vlastite knjigovodstvene evidencije. Stoga na računu potraživanja gotovo nikada ne bi trebalo biti ručnog unosa u dnevnik. Trebate pažljivo istražiti ove unose.
  • Revidirajte pakete faktura . Nakon dovršenja računa, u datoteci treba biti paket koji sadrži prodajni nalog, autorizaciju kredita, teretnicu i kopiju računa. Osoblje unutarnje revizije trebalo bi pregledati odabir ovih paketa kako bi provjerilo je li službenik za obračun pravilno pregledao svu prateću dokumentaciju i ispravno generirao račun.
  • Uskladite račune s dnevnikom otpreme . Moguće je da će se predmeti slati bez odgovarajuće fakture ili obrnuto. Da bi otkrili ove situacije, neka osoblje unutarnje revizije usporedi račune s evidencijom otpreme i istraži sve razlike.
  • Revidirajte primjenu novčanih primitaka . Računovodstveno osoblje može pogrešno primijeniti novčane primitke na otvorene račune, možda ih čak ni ne primjenjujući na račune ispravnih kupaca. Neka osoblje interne revizije povremeno prati odabir novčanih računa na računima kupaca kako bi provjerilo pravilnu prijavu gotovine.

Te stavke čine osnovne kontrole potraživanja. Tvrtka sa specijaliziranim sustavom potraživanja možda će trebati provesti dodatne kontrole ili možda neće trebati neke od ovdje navedenih stavki.