Ispravljanje unosa

Ispravljajući unos je unos u dnevnik koji se vrši kako bi se ispravila pogrešna transakcija koja je prethodno zabilježena u glavnoj knjizi. Na primjer, mjesečni unos amortizacije mogao je biti pogrešno izvršen na računu troškova amortizacije. Ako je to slučaj, ispravljajući unos premjestiti će unos na račun troškova amortizacije knjiženjem računa troškova amortizacije i terećenjem računa troškova amortizacije. Alternativno, izvorni unos mogao se poništiti i zamijeniti novim unosom koji ispravno tereti trošak na računu amortizacije.

Ispravke knjiženja obično vrši samo iskusnije računovodstveno osoblje, jer imaju bolje razumijevanje računovodstvenog sustava i utjecaj izrade posebnih knjiženja u financijskim izvještajima. Može imati smisla da kontrolor odobri sve predložene ispravke unosa prije nego što se izvrše, kako bi se osiguralo da druga osoba provjeri hoće li unos imati željeni učinak.

Posebno je važno u cijelosti dokumentirati ispravak, jer je ove stavke posebno teško razumjeti nakon što prođe neko vrijeme. To znači priložiti dokumentaciju o izvornoj pogrešci uz svaki unos dnevnika, kao i bilješke o tome kako je ispravljajući unos namijenjen ispravljanju izvorne pogreške. Dokumentacija je posebno vrijedna ako se čini vjerojatnim da će revizori tvrtke kasnije pregledati ispravak.

Ispravni unos treba izvršiti čim se otkrije i procijeni pogreška. Inače, vrlo je vjerojatno da se unos nikada neće ispraviti; to je zato što ispravljanje pogrešaka spada izvan uobičajenog tijeka obrade transakcija, tako da ne postoji radni kalendar ili postupak koji nadzire slijede li se te transakcije.

Ispravljanje unosa oduzima puno vremena. Slijedom toga, može imati smisla pratiti broj ispravljanja unosa izvršenih po mjesecima kako bi se utvrdilo jesu li osnovni problemi koji uzrokuju ove unose riješeni. Ako je to slučaj, bit će manje potrebe za ispravljanjem unosa, a računovodstvo će imati više vremena na raspolaganju za ostale zadatke.