Razlika između dnevnika i glavne knjige

Dnevnici i glavne knjige su mjesta u kojima se poslovne transakcije bilježe u računovodstvenom sustavu. U osnovi, podaci o pojedinostima transakcija na razini pojedinosti pohranjuju se u jednom od nekoliko mogućih časopisa, dok se podaci u časopisima zatim sažimaju i prenose (ili knjiže) u knjigu. Postupak knjiženja može se odvijati prilično često ili može biti rijedak kao kraj svakog izvještajnog razdoblja. Podaci u glavnoj knjizi su najviša razina agregacije podataka, iz koje se izrađuju probni bilansi i financijski izvještaji.

Korisnik financijskih podataka obično pregledava sažetke na razini pohranjenih u knjizi, možda koristeći analizu omjera ili analizu trenda, kako bi pronašao anomalije koje zahtijevaju daljnje istraživanje. Zatim se pozivaju na temeljne informacije časopisa kako bi pristupili detaljima onoga što čini informacije u knjizi (što može rezultirati još detaljnijom istragom pratećih dokumenata). Dakle, informacije se mogu zbrajati iz dnevnika u glavne knjige radi izrade financijskih izvještaja i vraćati prema dolje kako bi se istražile pojedinačne transakcije.

Može biti nekoliko časopisa, od kojih se svaki obično bavi područjima velikog obima, poput transakcija kupnje, primanja gotovine ili prodajnih transakcija. Rjeđe transakcije, poput unosa amortizacije, obično se grupiraju u opći dnevnik.

Informacije se bilježe u časopisima kronološkim redoslijedom po pojedinoj transakciji, što olakšava razvrstavanje informacija i pronalaženje određenih stavki koje korisnici trebaju. Podaci se bilježe u knjigu na više računa, koji se obično sortiraju sljedećim redoslijedom:

  • Računi imovine

  • Računi odgovornosti

  • Računi kapitala

  • Računi prihoda

  • Računi troškova

U računarskom računovodstvenom sustavu koncepti dnevnika i knjiga možda se neće ni koristiti. U manjoj organizaciji korisnici mogu vjerovati da se sve njihove poslovne transakcije evidentiraju u glavnoj knjizi, bez pohrane podataka u dnevniku. Tvrtke s velikim brojem transakcija još uvijek mogu koristiti sustave koji zahtijevaju razdvajanje informacija u časopise. Dakle, koncepti su pomalo zamagljeni u kompjuteriziranom okruženju, ali još uvijek vrijede u okruženju ručnog knjigovodstva.