Dnevnik kupovina

Dnevnik nabave je časopis na podružnici u kojem su pohranjene informacije o transakcijama nabave. Ovaj se dnevnik najčešće nalazi u ručnom računovodstvenom sustavu, gdje je nužno spriječiti da velike transakcije nabave prevladaju glavnu knjigu. Sve vrste kupnji izvršenih na kredit evidentiraju se u dnevniku kupovina, uključujući sljedeće:

  • Uredski pribor

  • Usluge

  • Roba stečena za daljnju prodaju

Svaka transakcija unesena u dnevnik nabave uključuje kredit na račun računa s obvezama i terećenje računa troškova ili imovine na koji se kupnja odnosi. Na primjer, terećenje za kupnju uredskog materijala odnosilo bi se na račun troškova potrošnog materijala. Časopis također uključuje datum snimanja, ime dobavljača koji se plaća, referencu izvornog dokumenta i broj fakture. Neobavezni dodaci ovom osnovnom skupu podataka su datum dospijeća plaćanja i broj autoriziranog naloga za kupnju.

Povremeno, a najkasnije do kraja svakog izvještajnog razdoblja, podaci u dnevniku nabava sažimaju se i knjiže u glavnu knjigu. To znači da su kupnje navedene u glavnoj knjizi samo na najopštijoj razini. Ako bi osoba istraživala detalje kupnje, bilo bi potrebno vratiti se u dnevnik kupnji kako bi pronašla referencu na izvorni dokument.