Evidentiranje računovodstvenih transakcija

Kada se dogodi računovodstvena transakcija, ona se može evidentirati u knjigama organizacije na više načina. Sljedeće točke bilježe najčešće dostupne metode:

  • Unosi u časopisu. Najosnovnija metoda koja se koristi za evidentiranje transakcije je unos u dnevnik, gdje računovođa ručno unosi brojeve računa te terećenja i kredite za svaku pojedinu transakciju. Ovaj je pristup dugotrajan i podložan pogreškama, pa je obično rezerviran za prilagodbe i posebne unose. U sljedećim točkama bilježimo više automatiziranih pristupa koji se koriste u računovodstvenom softveru za bilježenje češćih računovodstvenih transakcija.

  • Primanje računa dobavljača . Kad se primi račun dobavljača, računovođa ga prijavljuje u modul za obračun u računovodstvenom softveru. Modul automatski kreira unos dnevnika koji tereti odgovarajući račun troškova ili imovine i knjiži račun obveza prema obvezama.

  • Izdavanje računa dobavljača . Kada treba stvoriti račun za kupca, računovođa u modul za naplatu u računovodstvenom softveru unosi relevantne podatke o cijeni, jediničnoj količini i primjenjivom porezu na promet. Modul automatski kreira zapis dnevnika koji tereti ili gotovinu ili račun potraživanja i knjiži račun prodaje. Možda postoji i kredit na računu obveze za porez na promet.

  • Izdavanje plaćanja dobavljača . Kad su dobavljači plaćeni, računovođa provjerava brojeve računa koje treba platiti u modulu za obračun računa u računovodstvenom softveru. Softver zatim ispisuje čekove ili izdaje elektronička plaćanja, istovremeno zadužujući račun s potraživanjima i knjižeći gotovinski račun.

  • Izdavanje plaća . Kada treba zaposlenima platiti, računovođa unosi stope plaća i radno vrijeme svih zaposlenih u modul obračuna plata računovodstvenog softvera. Modul automatski kreira unos dnevnika koji tereti račune naknada i poreza na plaću i knjiži u gotovinu. Ovo može biti prilično složen unos, jer se također može baviti oduzimanjem i drugim odbitcima, te zasebno evidentirati nekoliko vrsta poreza na zarade.

Sve ove metode evidentiranja stvaraju unose u glavnoj knjizi ili u pomoćnoj knjizi koja se zatim uvlači u glavnu knjigu. Odatle se transakcije agregiraju u financijske izvještaje.