Knjiga nabave

Knjiga nabave je potknjiga u kojoj se bilježe kupnje. Knjiga nabave dio je baze podataka računovodstvenog odjela; ne održava ga nabavni odjel. Knjiga je korisna za razdvajanje na jednom mjestu evidencije iznosa koje tvrtka troši sa svojim dobavljačima. Knjiga nabave pokazuje koje su kupnje plaćene, a koje ostaju nepodmirene. Tipična transakcija unesena u knjigu nabave evidentirat će plativo, a kasnije slijedi platna transakcija koja eliminira plativo. Stoga će vjerojatno u bilo kojem trenutku u knjizi biti nepodmirenog stanja na računu.

Ako je opseg nabave relativno nizak, tada nije potrebna knjiga nabave. Umjesto toga, ti se podaci bilježe izravno u glavnoj knjizi.

Ako biste trebali ručno voditi evidenciju knjige nabave, ona bi mogla sadržavati znatno više podataka nego što je upravo naznačeno. Polja podataka u ručno pripremljenoj knjizi kupovine mogu sadržavati sljedeće podatke za svaku transakciju:

  • Datum kupnje

  • Šifra dobavljača (ili ime)

  • Broj fakture dobavljača

  • Broj narudžbenice (ako se koristi)

  • Identifikacijski kod za kupljeni artikl (može biti glavni kod predmeta ili referentni broj dobavljača)

  • Uplaćeni iznos

  • Plaćen porez na promet

  • Oznaka za plaćanje (navodi je li plaćeno ili ne)

Primarni dokument zabilježen u knjizi nabave je račun dobavljača. Također, ako dobavljači daju kredit tvrtki natrag za stavke kao što su vraćena roba ili predmeti oštećeni u prijevozu, tada u knjigu nabave bilježite i kreditna odobrenja koja su izdali dobavljači. Bonus se može izdati i za količinski popust, iako se ovaj kredit može primijeniti na skupni broj kupnji, pa se ne može pratiti natrag do pojedinačne transakcije kupnje.

Podaci u knjizi nabave povremeno se prikupljaju i knjiže na račun u glavnoj knjizi, koji je poznat kao kontrolni račun. Račun za kontrolu nabave koristi se da ne bi pretrpao glavnu knjigu velikom količinom informacija koja se obično pohranjuje u knjigu nabave. Odmah nakon knjiženja, stanje na kontrolnom računu trebalo bi odgovarati stanju u knjizi nabave. Budući da se na kontrolnom računu ne čuvaju detaljne transakcije, svatko tko želi istražiti transakcije kupnje morat će se s kontrolnog računa prebaciti na knjigu nabave kako bi ih pronašao.

Prije zatvaranja knjiga i generiranja financijskih izvještaja na kraju obračunskog razdoblja, morate ispuniti sve unose u knjizi nabave, zatvoriti knjigu za to razdoblje i knjižiti ukupne iznose iz knjige nabave u glavnu knjigu.

Slični pojmovi

Knjiga nabave također je poznata i kao podupravnica ili podračun kupnje.