Lockbox sustav

Lockbox je poštanska adresa kojom upravlja banka na koju tvrtka usmjerava svoje kupce da pošalju svoje uplate. Banka otvara dolaznu poštu, deponira sva primljena sredstva na bankovni račun tvrtke i skenira uplate i sve podatke o doznakama. Skenirane slike objavljuju se na sigurnom web mjestu, gdje računovodstveno osoblje tvrtke može pristupiti slikama kako bi primijenilo isplate na preostala potraživanja.

Lock sustav je raspored nekoliko kutija s bravama koje su strateški smještene u blizini geografskih klastera kupaca tvrtke, tako da je ukupan iznos pošte od kupaca do kutija s bravama minimiziran. Sustav zaključavanja potiču banke koje zarađuju fiksnu mjesečnu naknadu za svaki pretinac, kao i naknadu za održavanje za svaku obrađenu uplatu. Primjerice, tvrtka u Bostonu može odabrati da ima kutije za zaključavanje u Chicagu, Los Angelesu, Houstonu i Miamiju, kako bi smanjila količinu pošte za isplate od kupaca koji se nalaze u blizini tih gradova.

Banke pružaju uslugu povremenog pregleda kako bi se podudarale s adresama s kojih klijenti izdaju uplate na lokacije pretinaca, kako bi se utvrdilo je li konfiguracija pretinca optimizirana. U suprotnom, kutije za zaključavanje premještaju se na mjesta koja su više usmjerena na kupca i korisnici se obavještavaju da svoje adrese doznaka promijene na nova mjesta. Ne preporučuje se kontinuirano mijenjanje mjesta pretinaca, jer smeta obveznicima kupaca koji moraju stalno ažurirati adrese za plaćanje u svojim računalnim sustavima.

Bravarski sustav izvrstan je način za smanjenje protoka pošte za veću tvrtku koja ima nacionalnu ili međunarodnu bazu kupaca. Rijetko je potrebno da manja tvrtka s lokalnom bazom kupaca koristi više od jednog pretinca u lokalnoj banci, jer je svako smanjenje poštarine više nego nadoknađeno povezanim bankarskim naknadama.

Kako se način plaćanja postupno odmiče od čekova i ide u korist elektroničkog plaćanja, potreba za sustavima lockboxa vjerojatno će opadati.