Izvorni dokumenti

Izvorni su dokumenti fizička osnova na kojoj se evidentiraju poslovne transakcije. Izvorni dokumenti obično se čuvaju kako bi se koristili kao dokaz kada revizori kasnije pregledaju financijske izvještaje tvrtke i trebaju provjeriti jesu li se transakcije zapravo dogodile. Oni obično sadrže sljedeće podatke:

  • Opis poslovne transakcije

  • Datum transakcije

  • Određena količina novca

  • Ovlašćujući potpis

Mnogi izvorni dokumenti također su ovjereni pečatom da označavaju odobrenje ili na koji će se zapisivati ​​trenutni datum ili računi koji će se koristiti za bilježenje osnovne transakcije.

Izvorni dokument ne mora biti papirnati dokument. Može biti i elektronička, poput elektroničke evidencije o satima koje je zaposlenik odradio, unesenim u sustav za mjerenje vremena putem pametnog telefona.

Primjeri izvornih dokumenata i s njima povezanih poslovnih transakcija koji se pojavljuju u financijskim evidencijama su:

  • Izvod iz banke . Sadrži brojne prilagodbe stanja na računu gotovine u knjizi tvrtke na koje bi se tvrtka trebala pozvati kako bi uskladila svoje evidencije s onima u banci.

  • Traka na blagajni . To se može koristiti kao dokaz prodaje gotovine, što podupire evidentiranje prodajne transakcije.

  • Potvrda o kreditnoj kartici . To se može koristiti kao dokaz za isplatu sredstava iz sitnog novca.

  • Lockbox check slike . Te slike podržavaju evidentiranje novčanih primitaka od kupaca.

  • Pakiranje . Ovo opisuje stavke isporučene kupcu i tako podržava evidentiranje prodajne transakcije.

  • Prodajni nalog . Ovaj dokument, zajedno s teretnicom i / ili listom za pakiranje, može se koristiti za fakturiranje kupca, što zauzvrat generira prodajnu transakciju.

  • Račun dobavljača . Ovo je izvorni dokument koji podržava izdavanje gotovine, čeka ili elektroničkog plaćanja dobavljaču. Račun dobavljača također podržava evidentiranje troškova, stavke zaliha ili dugotrajne imovine.

  • Vremenska karta . To podržava izdavanje plaće ili elektroničko plaćanje zaposleniku. Ako se radnicima obračunava radno vrijeme, to također podržava stvaranje računa kupca.

Na primjer, tvrtka se bavi savjetovanjem. akumulira obrađene sate podataka iz evidencija radnog vremena zaposlenika, koje se zatim uključuju u račune kupaca koji zauzvrat rezultiraju stvaranjem transakcije prodaje i potraživanja. Dakle, u ovoj je situaciji vremenski list izvorni dokument za prodajnu transakciju.

Postoji niz mogućih kontrola kojima se može smanjiti rizik da izvorni dokumenti nisu pravilno evidentirani u računovodstvenom sustavu. Jedna od najčešćih kontrola je predbroj dokumenata, tako da je nedostajućim dokumentima lakše pronaći. Druga je kontrola usklađivanje stanja na računima s pratećim izvornim dokumentima kako bi se utvrdilo jesu li neki dokumenti nezabilježeni ili se čini da neke transakcije zabilježene na računima nemaju dodatne izvorne dokumente.

Razni propisi nalažu da se neki izvorni dokumenti čuvaju nekoliko godina. Također bi bilo pametno zadržati ove dokumente bez obzira na propise, makar samo radi pružanja dokaza u slučaju tužbe ili pružanja bolje korisničke usluge. Iz tih bi razloga tvrtka trebala usvojiti politiku uništavanja dokumenata koja strogo kontrolira usitnjavanje ili drugi oblik uklanjanja izvornih dokumenata dok ne prođe određeni broj godina.