Računovodstvo sitnog novca

Sitni novac je mali iznos novca koji se čuva u prostorijama tvrtke radi podmirivanja manjih gotovinskih potreba. Primjeri tih plaćanja su uredski materijal, kartice, cvijeće i slično. Sitni novac sprema se u ladicu ili kutiju za sitni novac blizu mjesta gdje je najpotrebniji. U većem poduzeću može postojati nekoliko lokacija s sitnim novcem, vjerojatno jedno po zgradi ili čak jedno po odjelu. Za praćenje transakcija s sitnim novcem koristi se zasebni računovodstveni sustav.

Sustav sitnog novca

Da bi osnovao novčani fond, blagajnik stvara ček u iznosu sredstava dodijeljenih određenom novčanom fondu (obično nekoliko stotina dolara). Alternativno, blagajnik je mogao jednostavno odbrojati gotovinu za sitni novčani fond, ako u prostorijama ima dovoljno računa i kovanica. Početna stavka dnevnika sitnog novca je terećenje računa sitne gotovine i kredit gotovinskog računa.

Skrbnik za sitni novac tada isplate sitni novac iz fonda u zamjenu za primitke povezane s bilo kojim troškovima. U ovom trenutku nema zapisa; umjesto toga, saldo gotovine u novčanom fondu i dalje opada, dok se broj primitaka nastavlja povećavati. Ukupan iznos primitaka i preostalog novca trebao bi biti jednak početnom iznosu novčanog novca u svakom trenutku. Međutim, pogreške u snimanju i krađa mogu rezultirati odstupanjem od početnog iznosa financiranja.

Kad saldo gotovine u fondu blagajne padne na dovoljno minimalnu razinu, skrbnik sitnog novca zatraži više novca od blagajne. To ima oblik sažetka svih primitaka koje je skrbnik prikupio. Blagajna kreira novi ček u iznosu računa, a ček zamijeni za račun. Knjigovodstvena evidencija sitnog novca je terećenje računa sitne gotovine i kreditno stanje gotovinskog računa.

Skrbnik za sitni novac puni ladicu ili kutiju za sitni novac, koja bi sada trebala sadržavati izvorni iznos novca koji je određen za fond. Blagajna izrađuje zapisnik u kojem bilježi primitke sitnog novca. Ovo je kredit na račun sitnog novca i vjerojatno tereti nekoliko različitih računa troškova, poput računa za uredske potrepštine (ovisno o tome što je kupljeno s gotovinom). Saldo na računu sitnog novca sada bi trebao biti jednak iznosu s kojim je započeo.

U stvarnosti je stanje na računu sitne gotovine veće od iznosa gotovine u blagajni, budući da se gotovina u blagajni neprestano isplaćuje. Međutim, razlika je toliko mala da je potpuno nebitna za rezultate u financijskim izvještajima. Dakle, razlika se usklađuje samo kada se kasica mora nadopunjavati.

Primjer računovodstva sitnog novca

Tvrtka osniva fond za sitni novac i u početku ga financira s 300 dolara. Unos je: