Interne kontrole obračuna plaća

Opće kontrole obračuna plaća

Razmislite o korištenju odabira sljedećih kontrola za gotovo sve sustave obračuna plaća, bez obzira na to kako se akumuliraju podaci o računanju vremena ili kako se plaća zaposlenicima:

  • Revizija . Neka interni revizori ili vanjski revizori provode povremenu reviziju funkcije obračuna plaća kako bi provjerili izračunavaju li se ispravno isplate plaća, zaposlenici kojima se plaća još uvijek rade u tvrtki, evidencija vremena se akumulira pravilno, i tako dalje.

  • Promijenite ovlaštenja . Promjenu bračnog statusa zaposlenika, zadržavanje naknada ili odbitka dopustite samo ako je zaposlenik podnio pisani i potpisani zahtjev da tvrtka to učini. Inače, nema dokaza da je zaposlenik želio promjenu. Ista kontrola vrijedi za sve promjene stope plaće koje zatraži upravitelj.

  • Promjena dnevnika praćenja . Ako obrađujete plaće u tvrtki s računarskim modulom za plaće, aktivirajte dnevnik praćenja promjena i osigurajte da mu je pristup dostupan samo putem sučelja zaštićenog lozinkom. Ovaj će zapisnik pratiti sve promjene u sustavu obračuna plaća, što je vrlo korisno za praćenje pogrešnih ili lažnih unosa.

  • Izvješća o provjeri pogrešaka . Neke vrste pogrešaka na platnom spisku mogu se uočiti pokretanjem izvješća koja prikazuju samo stavke koje ne spadaju u uobičajenu raspodjelu rezultata obračuna plaća. Ne moraju sve ukazivati ​​na određene pogreške, ali vjerojatnost temeljnih pogrešaka veća je za prijavljene stavke. Voditelj obračuna plaća ili treća strana koja nije uključena u aktivnosti obračuna plaća trebala bi pokretati i pregledavati ta izvješća.

  • Linije trendova rashoda . Potražite fluktuacije troškova povezanih s platnim spiskom u financijskim izvještajima, a zatim istražite razloge kolebanja.

  • Izdati izvještaj o plaćanju nadzornicima . Pošaljite popis isplata zaposlenicima svakom nadzorniku odjela, sa zahtjevom da ga pregleda zbog ispravnih iznosa i nepoznatih imena. Oni mogu identificirati isplate zaposlenicima koji više ne rade u tvrtki.

  • Ograničite pristup zapisima . Zaključajte datoteke zaposlenika i evidencije plaća uvijek kad se ne koriste kako bi se spriječio neovlašteni pristup. Koristite zaštitu lozinkom ako su ti zapisi pohranjeni na mreži. Ova mjera predostrožnosti nije samo da spriječi nekoga da pristupi evidenciji drugog zaposlenika, već i da spriječi neovlaštene promjene u evidencijama (poput stope plaće).

  • Podjela dužnosti . Neka jedna osoba pripremi platni spisak, druga ga odobri, a druga izvrši plaćanja, čime se smanjuje rizik od prijevare, osim ako se više ljudi ne dogovori u tome. U manjim tvrtkama u kojima nema dovoljno osoblja za pravilno razdvajanje dužnosti, barem inzistirajte na tome da netko pregleda i odobri obračun plaća prije nego što se isplate pošalju zaposlenicima.

Kontrole obračuna plaća

Sljedeći popis mogućih kontrola rješava probleme kao što su nedostajuće tablice s radnim vremenom, pogrešno odrađeno vrijeme i netočni izračuni plaća. Oni su:

  • Automatizirani sustavi za mjerenje vremena . Ovisno o okolnostima, razmislite o instaliranju računarskog vremenskog sata. Ti satovi imaju niz ugrađenih kontrola, poput omogućavanja samo zaposlenicima da ulaze ili odlaze u predviđenim smenama, ne dopuštaju prekovremeni rad bez nadzornog nadjačavanja i (za biometrijske satove) eliminiraju rizik od probijanja prijatelja. Također, trebali biste slati sva izvješća o iznimkama koje generiraju ovi satovi nadzornicima na pregled.

  • Provjera izračuna . Ako ručno računate obračun plaće, neka druga osoba provjeri sve izračune, uključujući odrađeno vrijeme, korištene stope plaća, porezne olakšice i odbitke. Vjerojatnije je da će druga osoba pažljivo ispitati osobu koja je započela izračun.

  • Sati odrađenih provjera . Uvijek neka nadzornik odobri radno vrijeme zaposlenih kako bi spriječio zaposlenike da naplaćuju više vremena nego što su stvarno radili.

  • Uskladite registar plaća s pratećim dokumentima . Registar plaća prikazuje bruto plaće, odbitke i neto plaće, a to je i dobar sažeti dokument od kojeg se može vratiti do pratećih dokumenata u svrhu provjere.

  • Uskladite kartice vremena s popisom zaposlenika . Postoji znatan rizik da zaposlenik ne izvrši pravovremeno i ne bude plaćen. Da biste izbjegli ovaj problem, ispišite popis aktivnih zaposlenika na početku obrade plaća i označite imena na popisu kada primite njihove vremenske liste.

  • Provjera prekovremenog rada . Čak i ako ne tražite da nadzornici odobravaju radno vrijeme zaposlenih, barem neka supervizori odobre prekovremeni rad. Uz te sate vezana je premija za plaću, tako da su troškovi tvrtke veći, kao i iskušenje za zaposlenike da ih potraže.

  • Odobrenje promjene plaćanja . Razmislite o tome da vam treba ne samo jedan potpis odobrenja za promjenu plaće zaposlenika, već dva potpisa - jedan od nadređenog zaposlenika, a drugi od sljedeće više razine nadzornika. Na taj način smanjuje se rizik tajnog dogovora pri promjeni stopa plaća.

Provjerite kontrole plaćanja

Kad zaposlenicima plaćate čekovima, potrebno je nekoliko kontrola kako bi se ublažili rizici od prijevara i raznih pogrešaka. Ključne kontrole su:

  • Ažurirajte autorizacije potpisa. Kad potpisnici čekova napuste tvrtku, uklonite ih s ovlaštenog popisa potpisnika čeka i proslijedite ove podatke banci. Inače bi i dalje mogli potpisivati ​​čekove tvrtki.

  • Ručne provjere zaposlenicima . Gdje je moguće, ručne čekove izravno zaposlenicima. Na taj način sprječava se vrsta prijevare kod koje službenik za obračun plaća izrađuje ček za duh zaposlenika i stavlja ček u džep. Ako je ovo previše neučinkovita kontrola, razmislite o povremenoj distribuciji čekova povremeno.

  • Zaključajte neraspoređene plaće . Ako izdajete čekove izravno zaposlenicima, a netko nije prisutan, zaključajte njegov ček na sigurnom mjestu. Takav ček u suprotnom bi mogao biti ukraden i unovčen.

  • Podudarne adrese . Ako tvrtka čekove šalje zaposlenicima, adrese na čekovima slažite s adresama zaposlenika. Ako više čekova ide na istu adresu, možda je to zbog toga što službenik za obračun plaća usmjerava nezakonite isplate za lažne zaposlenike na njegovu adresu.

  • Račun za provjeru plaća . Trebali biste plaćati zaposlenike s zasebnog tekućeg računa i financirati ovaj račun samo u iznosu isplaćenih čekova. To onemogućava nekome da na prijevaran način poveća iznos na postojećoj plaći ili stvori potpuno novu, jer sredstva na računu neće biti dovoljna za plaćanje izmijenjenog čeka.

Možda ćete otkriti da se nekoliko kontrola međusobno podupiru, tako da dolazi do preklapajućih efekata koji proizlaze iz više kontrola. U tim ćete slučajevima možda moći sigurno eliminirati nekoliko kontrola, znajući da će druge kontrole ipak umanjiti rizik od gubitka.