Postupak obračuna plaća

Obrada obračuna plaća može na nekoliko mjesta stvoriti pogreške, što zahtijeva detaljan tijek procesa koji također uključuje nekoliko kontrola. Ovim se postupkom može osigurati da se platnim spiskom dosljedno rukuje na ponavljanoj osnovi. Stvarni tijek procesa može se donekle razlikovati od koraka navedenih u nastavku, jer mogu postojati razlike u vezi s upotrebom rješenja za obradu plaća, ručnih, računalnih ili outsourcinga. Slijedi najvjerojatnija verzija postupka, uključujući odgovornosti i osnovne kontrole:

  1. Ažuriranje glavne datoteke zaposlenika . Službenik za obračun plaća prima obavijest o promjenama podataka o zaposlenicima koje utječu na obradu obračuna plaća, poput zadržavanja izuzeća i promjena stope plaća. Ažurirajte glavnu datoteku zaposlenika u softveru za obračun plaća ovim promjenama.

  2. Postavite razdoblje isplate . Provjerite je li modul za obračun plaća postavljen za točno razdoblje isplate.

  3. Unesite radno vrijeme . Unesite iznos redovnog i prekovremenog radnog vremena svakog zaposlenika u sustav plaća. Ako tvrtka ručno izračunava zaradu, ovaj i sljedeći korak nisu potrebni. Ako tvrtka koristi kompjuterizirane vremenske satove za sastavljanje svojih podataka o računanju vremena, tada se podaci mogu prenijeti izravno u softver za obračun plaća.

  4. Unesite ručna plaćanja . Unesite iznose svih ručnih primanja plaća koje još nisu evidentirane u sustavu plaća. To mogu biti prilagodbe plaća iz prethodnih razdoblja ili isplate povezane s početnim zapošljavanjem ili otkazom zaposlenika.

  5. Izračunajte otpremninu . Ručno izračunajte iznos koji treba platiti bilo kojem zaposleniku koji je napustio tvrtku, uključujući neiskorišteno vrijeme odmora i otpremnine. To obično uključuje samo one zaposlenike koji su dobrovoljno napustili tvrtku, jer prisilni otkazi zahtijevaju gotovo neposredne isplate koje obično izlaze izvan uobičajenog razdoblja obrade plaća.

  6. Izmijeniti odbitke . Unesite sve promjene u standardnim odbitcima od plaće zaposlenika, poput zdravstvenog osiguranja, ukrasa i dobrotvornih priloga.

  7. Izračunajte plaću . Neka softver obradi sve izračune plaća za to razdoblje. Ako tvrtka ručno izračunava plaću, upotrijebite porezne tablice koje osiguravaju savezna i državna vlada da biste utvrdili odgovarajući iznos odbitka poreza.

  8. Pregledajte izvješća . Ako su izračuni plaća ili prepušteni ili koriste softver za obračun plaća, ispišite sljedeća izvješća i pregledajte postojeće transakcije radi pogrešaka. Ponovno obrađujte obračun plaća dok ti problemi ne budu ispravljeni.

    • Izvješće o negativnim odbitcima (može ukazivati ​​na pogrešku u unosu podataka ili prijevaru)

    • Izvješće o negativnim porezima (može ukazivati ​​na pogrešku u unosu podataka ili prijevaru)

    • Preliminarni registar plaća (ključni dokument koji se koristi za pronalaženje pogrešaka)

    • Razvrstani popis isplaćenih plaća (usredotočite se na pretjerano visoke ili niske iznose plaća kako biste uočili potencijalno netočne odrađene sate ili stope nadnica)

    • Trend linija troškova obračuna plaća po odjelima (može ukazivati ​​na to da se plaće naplaćuju pogrešnom odjelu)

  9. Izdati isplate . Nakon što analiza izvješća ne ukaže na daljnje pogreške, obradite isplate zaposlenima.

  10. Izvješća o upravljanju izdanjima (izborno) . Izdajte izvještaje o platnim spiskovima upravi koja su povezana s tek završenim platnim spiskom. Primjeri takvih izvješća su linija trenda prekovremenog rada zaposlenika i linija trenda troškova naknade po odjelima.

  11. Napravite sigurnosnu kopiju podataka . Nakon što je platni spisak završen, napravite sigurnosnu kopiju podataka koji se odnose na njega. Ako je obrada obračuna plaća prepuštena vanjskim dobavljačima, to rješava dobavljač. Ako se koristi interni softver, arhivirajte podatke. Ako se koristi ručni sustav, stavite registar plaća u zaključanu pohranu.

  12. Zaključajte točku . Zaključajte razdoblje isplate u modulu obračuna plaće za upravo završeno razdoblje kako biste spriječili neovlaštene promjene. To je u osnovi isto što i korak 2; zaključavanjem razdoblja isplate, prebacujemo se na sljedeće razdoblje isplate.

  13. Porez na depozite . Položite porez na plaću i potvrdite njihov prijenos vladi. Ako je tvrtka prebacila obradu plaća naručitelja, ovaj korak obavlja dobavljač.

  14. Pohranite vremenske kartice . Podnesite vremenske kartice u blizini odjela za obračun plaća. Sasvim je moguće da će zaposlenici dovesti u pitanje svoju plaću, u tom bi slučaju najnovije vremenske kartice morale biti lako dostupne za pregled. Nakon mjesec ili dva vremenske se kartice mogu prebaciti na dugotrajnije skladištenje.

  15. Istražite pogreške . Ako postoje problemi s obradom plaća, budite sigurni da će ih zaposlenici pronaći! Istražite sve pogreške u transakcijama na koje ste naišli i inicirajte promjene kako biste ublažili njihovu neprestanu pojavu. To može uključivati ​​izmjenu postupaka ili nametanje novih kontrola.