Kaizen je praksa kontinuiranog poboljšanja procesa i smanjenja troškova. Koncept nastoji postići postupna poboljšanja tijekom dugog vremenskog razdoblja. Ovaj se koncept može primijeniti na proračun uključivanjem očekivanog smanjenja troškova u planirane rezultate poslovanja. Ovim se pristupom može kontinuirano smanjivati troškove ispod njihove trenutne razine.
Kaizen budžetiranje zahtijeva veliko planiranje od strane menadžmenta, jer moraju posvetiti dovoljno vremena i sredstava za ispitivanje svih aspekata poslovanja, locirati moguće projekte poboljšanja i osigurati da ti projekti budu uspješno dovršeni. Također, troškovi ovih projekata poboljšanja moraju se uračunati u proračun, zajedno s očekivanom kaizen uštedom.
Iznos smanjenja troškova zbog kaizen aktivnosti može se proračunati na temelju specifičnih planiranih projekata poboljšanja. Međutim, proračunsko razdoblje vjerojatno obuhvaća godinu dana, a projekti poboljšanja mogu obuhvaćati puno kraća vremenska razdoblja, pa je teško povezati određena poboljšanja s cijelim proračunskim razdobljem. Alternativa je unos povijesnog postotka smanjenja troškova u proračun i oslanjanje na tekuće kaizen aktivnosti kako bi se približno podudarao s predviđenim iznosom smanjenja troškova.
Uključivanje kaizen smanjenja troškova u proračun korisno je za procjenu učinka menadžera, usklađivanjem proračunskih očekivanja sa stvarnim smanjenjem troškova koje oni generiraju tijekom vremena. Te se informacije mogu koristiti u razmatranju promocija, kao i za isplate bonusa.
Dva su ključna problema s korištenjem kaizen proračuna, a to su:
Možda će biti lakše postići smanjenje troškova tijekom prvih nekoliko godina, kada se može locirati „voće s niskim vješanjem”; nakon što se postignu ta početna smanjenja troškova, postotak smanjenja troškova pokrenutog kaizenom može se smanjiti, što postavlja povećani pritisak na menadžere da to učine.
Ako se smanjenja troškova vezana uz kaizen ne mogu postići, planirana dobit i novčani tijekovi možda neće biti ni daljinski ostvarivi, što će rezultirati znatnim nepovoljnim odstupanjima u proračunu.
