Kako knjižiti u glavnu knjigu

Knjiženje u glavnu knjigu uključuje evidentiranje detaljnih računovodstvenih transakcija u glavnoj knjizi. Uključuje agregiranje financijskih transakcija odakle su pohranjene u specijaliziranim knjigama i prijenos podataka u glavnu knjigu. U početku se transakcije koje se dovrše u velikoj mjeri obično bilježe u posebnoj knjizi, kao što je knjiga prodaje. Na taj način glavna knjiga neće biti iscrpljena u detaljima za tisuće transakcija. Podaci u glavnoj knjizi zatim se agregiraju u skup financijskih izvještaja za svako izvještajno razdoblje.

Podaci u jednoj od posebnih knjiga prikupljaju se u redovitim intervalima, nakon čega se vrši unos na razini sažetka i objavljuje u glavnoj knjizi. U okruženju ručnog knjigovodstva, agregiranje se može dogoditi u određenim intervalima, poput jednom dnevno ili jednom mjesečno. Na primjer, ako je izvorna knjiga bila knjiga prodaje, skupni unos knjiženja mogao bi uključivati ​​terećenje računa potraživanja i kredite na računu prodaje i razne račune obveza poreza na promet. Kada se ovaj unos objavljuje u glavnoj knjizi, u polju za opis može se zabilježiti datumski raspon na koji se unos odnosi. Ovo je korisno za pružanje dodatne jasnoće korisniku glavne knjige koji možda istražuje određene transakcije.

U računarskom knjigovodstvenom okruženju knjiženje u glavnoj knjizi može biti neprimjetno. Softver to jednostavno čini u redovitim intervalima ili pita želite li knjižiti, a zatim automatski obrađuje osnovno knjiženje glavne knjige. Moguće je da se niti jedna transakcija knjiženja ne pojavljuje u izvješćima koja generira sustav.

Knjiženje u glavnu knjigu ne događa se za transakcije manjeg obima, koje su već evidentirane u glavnoj knjizi. Na primjer, kupnja fiksne imovine može biti toliko rijetka da za posebne transakcije nije potrebna posebna knjiga, pa se one umjesto toga evidentiraju izravno u glavnoj knjizi.

Ako netko želi istražiti detaljnu transakciju, obično započinje s jednim od financijskih izvještaja, analizira se na odgovarajući račun u glavnoj knjizi, a zatim upućuje na posebnu knjigu koja sadrži detaljne informacije o predmetnoj transakciji.