Kontrole potraživanja

Kontrole potraživanja koriste se za ublažavanje rizika od gubitaka u funkciji obveza. Kontrole obveza objedinjene su u tri opće kategorije koje provjeravaju obvezu poduzeća da plaća, unose podatke o obvezama u računalni sustav i plaćaju dobavljače. Kontrole su sljedeće:

Obveza kontrole plaćanja

Provjera obveze plaćanja može se izvršiti pomoću jedne od nekoliko mogućih kontrola. Oni su:

  • Odobrenje računa . Osoba koja može odobriti plaćanje označava svoje odobrenje računa dobavljača. Međutim, ovo je zapravo relativno slaba kontrola ako odobravatelj vidi samo račun dobavljača, jer ne postoji način da se utvrdi je li roba ili usluga primljena ili su cijene koje se naplaćuju bile one s kojima se tvrtka prvotno složila. Odobritelj također može znati koji će račun glavne knjige biti naplaćen. Slijedom toga, bolje je da osoblje koje obračunava obveze prvo sastavi račun dobavljača, odobri narudžbenicu i primi dokumentaciju u paket, a zatim žigoše račun blokom potpisa koji uključuje broj računa koji treba naplatiti, a zatim neka odobri pregledajte ga. Ovaj pristup daje recenzentima vrlo cjelovit skup informacija s kojima mogu raditi.

  • Odobrenje narudžbenice . Odjel za nabavu izdaje narudžbenicu za svaku izvršenu kupnju. Čineći to, nabavno osoblje u osnovi odobrava sve troškove prije nego što su izvršeni, što može spriječiti da se neki troškovi ikad dogode. Budući da ova kontrola podrazumijeva znatan rad naručitelja, oni će vjerojatno zatražiti od zaposlenika da zatraže predmete na službenom obrascu za zahtjev.

  • Dovršite trosmjernu utakmicu . Prije nego što odobri plaćanje, osoblje s obveznicima usklađuje račun dobavljača sa pripadajućim narudžbenicama i dokazom o primitku. Ovaj pristup zamjenjuje potrebu za pojedinačnim odobrenjem računa, jer se odobrenje umjesto toga temelji na narudžbenici. Također je bolje od odobravanja samo na temelju narudžbenice, jer također potvrđuje primitak robe. Međutim, također je bolno spor i može se pokvariti ako nedostaju papiri.

  • Ručno pretraživanje duplikata plaćanja. Kompjuterizirani sustav obveza vrši automatsko traženje duplikata brojeva računa. Ovo je puno teži pothvat u potpuno ručnom računovodstvenom sustavu. U ovom slučaju, službenik za obveze može pretraživati ​​datoteku dobavljača i datoteku neplaćenih računa kako bi provjerio je li faktura upravo primljena od dobavljača već plaćena. U mnogim situacijama količina dolaznih računa dobavljača to čini toliko teškim da plativo osoblje odustaje od svakog pokušaja identificiranja dupliciranih računa i jednostavno prihvaća da će povremeno platiti takve predmete.

Kontrole unosa podataka

Postoji nekoliko načina da se osigura da su svi računi dobavljača uneseni u sustav plaćanja računa, iako ove kontrole imaju različit stupanj uspješnosti. Kontrole su:

  • Snimiti nakon odobrenja . Ova kontrola prisiljava dužno osoblje da provjeri odobrenje svake fakture prije nego što je unese u sustav.

  • Snimite prije odobrenja . Ova kontrola daje veći prioritet dobavljačima koji plaćaju nego dobivanju odobrenja za plaćanje, jer se svaka primljena faktura odjednom evidentira u sustavu obveza. Ova kontrola najbolje funkcionira tamo gdje su narudžbenice već korištene za autorizaciju kupnje.

  • Usvojite smjernice za numeriranje računa . Možda najveći problem na području unosa podataka o obvezama predstavljaju dvostruka plaćanja. Čini se da to ne predstavlja problem, jer većina tvrtki koristi računovodstveni softver koji automatski otkriva duplicirane račune i sprječava dvostruke isplate. Međutim, može doći do nedosljednosti u načinu bilježenja brojeva računa. Primjerice, zapisujete li broj fakture 0000078234 s vodećim nulama ili bez njih? Ako se ista faktura dva puta predoči osoblju s obveznicima, a jednom se zabilježi kao 0000078234, a sljedeći put kao 78234, sustav ih neće označiti kao duplicirane račune. Isti problem nastaje s crticama na broju računa; broj fakture 1234-999 mogao bi se zabilježiti kao 1234-999 ili kao 1234999.

  • Usklađivanje s proračunom u financijskim izvještajima . Ako je račun dobavljača pogrešno naplaćen pogrešnom odjelu, moguće je da bi upravitelj odjela koji je pregledavao financijske izvještaje otkrio nesklad između naplaćenog iznosa i proračuna, pa bi na taj način skrenuo pozornost na računovodstvo.

Kontrole plaćanja

Glavnina dolje navedenih kontrola odnosi se na plaćanje čekom, jer je to i dalje pretežni oblik plaćanja. Kontrole su:

  • Podijeljeni ček ispis i potpisivanje . Jedna osoba treba pripremiti čekove, a druga ih treba potpisati. Time se vrši provjera izdavanja gotovine.

  • Sve čekove čuvajte na zaključanom mjestu . Neiskorištene zalihe čeka uvijek treba čuvati na zaključanom mjestu. Inače, čekovi se mogu ukrasti i na prijevaru popuniti i unovčiti. To znači da sve pločice s potpisima ili marke također trebaju biti pohranjene na zaključanom mjestu.

  • Pratite redoslijed korištenih brojeva provjera . Održavajte zapisnik u kojem su navedeni rasponi brojeva provjera korištenih tijekom provjere. Ovo je korisno za utvrđivanje nedostaju li provjere u pohrani. Ovaj se zapisnik ne bi trebao čuvati s pohranjenim čekovima, jer bi netko mogao ukrasti dnevnik istodobno kad i krade čekove.

  • Zahtijevajte ručno potpisivanje provjere . Tvrtka može zahtijevati da svi čekovi budu potpisani. Ovo je zapravo relativno slaba kontrola, budući da se malo tko potpisnika čekova upušta u zašto se izdaju čekovi i rijetko propituje plaćeni iznos. Ako se tvrtka odluči umjesto toga koristiti pločicu s potpisom ili pečat, tada je mnogo važnije imati snažan sustav narudžbenica; nabavno osoblje postaje faktički odobravatelj računa izdavanjem naloga za kupnju ranije u tijeku procesa plaćanja.

  • Zahtijevajte dodatnog potpisnika čeka . Ako iznos čeka premašuje određeni iznos, zatražite drugog potpisnika čeka. Ova kontrola navodno daje mogućnost višim osobama na višoj razini da prestanu s plaćanjem. U stvarnosti je vjerojatnije da će samo uvesti još jedan korak u postupak plaćanja bez stvarnog jačanja kontrolnog okruženja.