Kako pripremiti probnu ravnotežu

Prvi korak u procesu izrade financijskih izvještaja je priprema probne bilance. Probni bilans priprema se na kraju svakog izvještajnog razdoblja. To se radi kako bi se prikupili računovodstveni podaci za uključivanje u financijske izvještaje. Da biste pripremili probno stanje, slijedite ove korake:

  1. Izradite radni list s osam stupaca sa zaglavljima stupaca za broj računa, naziv računa, ukupni iznos zaduženja i ukupni iznos kredita. Oni pokrivaju početne unose u proračunsku tablicu. Preostale naslove stupaca dodat ćemo kasnije.

  2. Za svaki račun glavne knjige sažeti stanje na računu tako da postoji jedno završno stanje na računu koje je ili terećenje ili kredit.

  3. Počevši od prvog računa u glavnoj knjizi, prenesite na radni list probnog stanja broj računa i naziv računa. Ako je krajnje stanje na računu terećenje, unesite taj iznos u stupac zaduženja za taj račun. ako je krajnji saldo kredit, unesite taj iznos u stupac kredita za taj račun.

  4. Zbrojite iznose u stupcu zaduženja i zbrojite iznose u stupcu kredita. Ukupan broj trebao bi se podudarati. Ako nije, ili stanje računa nije prebačeno na probno stanje ili je pogrešno preneseno ili je glavna knjiga netočna. Riješite ove probleme prije nego što nastavite.

  5. Dodajte naslove u peti i šesti stupac radnog lista koji služe za prilagođavanje terećenja i prilagođavanje kredita. Pomoću ovih stupaca unesite bilo koji podatak o podešavanju. Te se prilagodbe obično odnose na knjigovodstvene razgraničenja kako bi se odgodilo ili ubrzalo priznavanje troškova.

  6. U sedmi i osmi stupac radnog lista dodajte naslove koji se odnose na konačne iznose terećenja i konačne iznose kredita. Unosi u ovom stupcu su izvorni tereti i krediti, plus ili minus prilagodbeni unosi.

  7. Zbrojite iznose u zadnjem stupcu zaduženja i zbrojite iznose u konačnom stupcu kredita. Ukupan broj trebao bi se podudarati. Ako nije, prilagođeno stanje na računu nije pravilno preneseno. Riješite ove probleme prije nego što nastavite.

Probna bilanca sada je spremna za upotrebu u pripremi financijskih izvještaja. Sasvim je moguće da će preliminarni financijski izvještaji izvedeni iz ovog probnog bilansa zahtijevati daljnje prilagodbe, u kojem slučaju se unose dodatne promjene u prilagodbene stupce unosa i kreiraju novi financijski izvještaji.

Probna bilanca nije potrebna u računarskom računovodstvenom sustavu, jer softver automatski priprema financijske izvještaje na temelju podataka u glavnoj knjizi; nema posrednog koraka za pripremu probne bilance.