Automatska prijava gotovine

Kada tvrtka svakodnevno prima velik broj isplata kupaca, blagajniku može biti prilično teško pravovremeno primijeniti račune protiv otvorenih potraživanja. U tom slučaju depoziti mogu kasniti. Postupak prijave gotovine može se znatno komprimirati korištenjem automatskog zahtjeva za gotovinom.

Automatska aplikacija za gotovinu zahtijeva da operator zaključavanja koristi podatkovni feed za prosljeđivanje tvrtki podataka o prepoznavanju znakova magnetske tinte (MICR) iz svakog čeka primljenog na pretinac, kao i ukupni iznos uplate. Softver za prijavu gotovine koristi tablicu odluka da odluči kako primijeniti te isplate na otvorene račune. Automatski postupak donošenja odluka općenito slijedi ove korake:

  1. Uskladite broj bankovnog računa prikazan u MICR podacima svakog čeka s ispravnim kupcem. Ovim se pristupa ispravnoj evidenciji kupaca o otvorenim potraživanjima.
  2. Plaćanja podudarajte samo s računima ako se iznos plaćanja točno podudara s iznosom računa.
  3. Od preostalih plaćanja, gotovinu podudarajte samo s računima gdje se iznos gotovine podudara s točnim iznosom nekoliko računa koji su upravo dospjeli na naplatu.
  4. Izbacite sva preostala plaćanja za ručni pregled.

Tablica odluka može sadržavati sofisticiranija pravila, poput primjene gotovine ako iznosi plaćanja ne uključuju elemente računa i poreza na vozarinu i / ili promet. Dok tvrtka ispituje isplate koje je izbacio sustav, može postupno prilagoditi tablicu odluka kako bi povećala broj automatskih zahtjeva za gotovinom. Međutim, raznolikost poduzetih odbitaka čini malo vjerojatnim da će ikada biti moguće potpuno automatizirati postupak prijave gotovine. Bez obzira na to, automatska primjena gotovine može uvelike poboljšati brzinu primjene gotovine.

Nakon provedbe gotovinskih prijava, softver te isplate knjiži na modul novčanih primitaka u računovodstvenom softveru tvrtke. Ako je sustav automatskog prijavljivanja gotovine samostalna aplikacija, to znači da se ažuriranja moraju prenijeti u računovodstveni softver putem prilagođenog sučelja.