Razdoblje zadržavanja

Razdoblje čuvanja je broj godina koje se moraju voditi određene evidencije prije nego što se mogu uništiti. To razdoblje može zahtijevati zakon ili ga postaviti na temelju drugih razloga, poput pravne odgovornosti, korisničke službe ili u svrhe financijskog izvještavanja. Nakon isteka razdoblja čuvanja dokumenta, obično postoji standardni postupak provjere da li se dokument uistinu može uništiti, što upravi daje zadnju priliku za premještanje dokumenta u dugoročno skladištenje. Ako se ova opcija ne poduzme, dokument će biti uništen.

Određeni dokumenti s posebnom povijesnom ili pravnom vrijednošću nikada se ne uništavaju; odnosno period zadržavanja nije naveden. Ti se dokumenti obično čuvaju na odvojenom mjestu stalne pohrane.