Definicija izvornog dokumenta

Izvorni dokument izvorni je dokument koji sadrži pojedinosti poslovne transakcije. Izvorni dokument bilježi ključne informacije o transakciji, kao što su imena uključenih strana, plaćeni iznosi (ako postoje), datum i suština transakcije. Izvorni se dokumenti često identificiraju jedinstvenim brojem, tako da se mogu razlikovati u računovodstvenom sustavu. Prethodno numeriranje dokumenata posebno je korisno, jer omogućuje tvrtki da istraži nedostaju li neki dokumenti.

Nakon što se podaci u izvornom dokumentu zabilježe u računovodstveni sustav, izvorni dokument indeksira se radi jednostavnog pristupa i arhivira. Dokumenti generirani u proteklih godinu dana uglavnom se pohranjuju na licu mjesta, dok se stariji dokumenti čuvaju u jeftinijim skladištima izvan mjesta.

Izvorni su dokumenti presudni za revizore koji ih koriste kao dokaz da su evidentirane transakcije stvarno nastale. Tvrtke također koriste izvorni dokument kao dokaz kada imaju posla sa svojim poslovnim partnerima, obično u vezi s plaćanjem. Primjeri izvornih dokumenata su:

  • Otkazana provjera

  • Kreditni zapis

  • Potvrda o uplati

  • Izvještaj o rashodima

  • Dostavnica

  • Obrazac za upis materijala

  • Narudžbenica

  • Vremenska karta

  • Potvrda o prodaji

U svrhu dokazivanja elektroničke slike izvornih dokumenata uglavnom su prihvatljive, iako će u nekim slučajevima još uvijek biti potrebna dokumentacija na papiru.

Obično je potrebno izvorne dokumente čuvati nekoliko godina. Uprava za unutarnje prihode određuje intervale zadržavanja za neke vrste dokumenata koji se odnose na obračun plaća. Ako postoji neko pitanje u vezi s rokom čuvanja dokumenta, obratite se stručnom odvjetniku.