Što je knjiženje u računovodstvu?

Knjiženje u računovodstvu je kada se saldi u podupravnim knjigama i glavnom dnevniku premjeste u glavnu knjigu. Knjiženje samo ukupan saldo u potknjizi prenosi u glavnu knjigu, a ne pojedinačne transakcije u podnapisniku. Računovodstveni menadžer može se odlučiti da će se objavljivati ​​relativno rijetko, primjerice jednom mjesečno, ili možda toliko često kao jednom dnevno.

Podveze se koriste samo kada postoji velik opseg transakcijskih aktivnosti u određenom računovodstvenom području, poput zaliha, obveza ili prodaje. Stoga se objavljivanje odnosi samo na ove situacije većeg obima. Za situacije s malim količinama transakcija, unosi se izvršavaju izravno u glavnu knjigu, tako da nema podtipova i stoga nema potrebe za knjiženjem.

Na primjer, ABC International izdaje 20 računa svojim kupcima u razdoblju od jednog tjedna, za što su ukupni iznosi u pretprodaji za prodaju od 300.000 američkih dolara. ABC-ov kontrolor kreira unos za knjiženje kako bi ukupan iznos ove prodaje premjestio u glavnu knjigu s terećenjem od 300 000 USD na račun potraživanja i 300 000 USD na računu prihoda.

Knjiženje se koristi i kada matično društvo održava zasebne pakete knjiga za svaku od svojih podružnica. U ovom su slučaju knjigovodstvene evidencije za svaku podružnicu u osnovi iste kao i podupruge, pa se ukupni računi od podružnica knjiže na račune matičnog društva. To se također može riješiti u zasebnoj proračunskoj tablici postupkom ručne konsolidacije.

Knjiženje je eliminirano u nekim računovodstvenim sustavima, gdje se ne koriste podupruge. Umjesto toga, svi se podaci izravno pohranjuju na račune navedene u glavnoj knjizi.

Kada se koristi knjiženje, netko tko istražuje podatke u glavnoj knjizi mora se "iscrtati" iz ukupnih računa objavljenih na odgovarajućim računima glavne knjige i pretraživati ​​u detaljnim evidencijama navedenim u odgovarajućim podupravnim knjigama. To može podrazumijevati značajnu količinu dodatnog istraživačkog rada.

Iz perspektive zatvaranja knjiga, knjiženje je jedan od ključnih proceduralnih koraka potrebnih prije izrade financijskih izvještaja. U tom se postupku moraju izvršiti svi unosi za prilagođavanje raznim potpunim knjigama i glavnom dnevniku, nakon čega se njihov sadržaj knjiži u glavnu knjigu. U ovom je trenutku uobičajeno postavljati zastavicu za zaključavanje u računovodstvenom softveru, tako da se ne mogu izvršiti nikakve dodatne promjene na potpunim knjigama i dnevnicima za obračunsko razdoblje koje se zatvara. Tada se otvara pristup malim knjigama i časopisima za sljedeće obračunsko razdoblje.

Ako se knjiženje slučajno ne dogodi kao dio postupka zatvaranja, zbrojevi u glavnoj knjizi neće biti točni, kao ni financijski izvještaji sastavljeni iz glavne knjige.