Dunningovo pismo

Otporno pismo je obavijest poslana kupcu u kojoj se navodi da kasni s plaćanjem potraživanja pošiljatelju. Danning pisma obično prate napredovanje od pristojnih podsjetnika do oštrijih zahtjeva za plaćanjem, ako kupac i dalje ne reagira na plaćanje. Prvih nekoliko pisama koja se šalju kupcu trebali bi biti pristojni, na teoriji da je kupac jednostavno previdio plaćanje, a tvrtka želi zadržati svoju dobru volju za buduće poslovanje.

Međutim, kako vrijeme prolazi, tvrtka počinje mijenjati svoju pretpostavku daljnjeg poslovanja s kupcem i tako umanjuje iznos dobre volje kupaca koji želi zadržati u korist plaćanja sada. Neovisno o tonu pisma, u njemu se uvijek navodi dužni iznos, datum neplaćene fakture, broj fakture i sve kazne za zakašnjelo plaćanje ili kazne.

U nekom trenutku nakon uobičajenog datuma plaćanja, učinkovitost izdavanja opominjućih pisama opadat će, tako da tvrtka prestaje s njihovom upotrebom i umjesto toga oslanja se na osobne kontakte, odvjetnike i agencije za naplatu.

Očaravajuće slovo može imati razne fizičke oblike. Prvotno se radilo o pismu koje se moglo poslati uobičajenom poštom, preporučenom poštom ili dostavom preko noći kako bi se prenijela sve veća hitnost zahtjeva, kao i radi stvaranja evidencije o primitku (u slučaju preporučene pošte ili preko noći) . Međutim, zapanjujuće pismo možete poslati i kao faks, e-poštu ili čak tekstualnu poruku. Ove metode elektroničke dostave mogu zalutati (posebno faksom) i možda neće biti učinkovite kao tradicionalnija metoda na papiru.

Pisma za opomenu često generira računalo, bez ikakvog ljudskog unosa. Sustav je konfiguriran da koristi određeni tekst ako plaćanje nije izvršeno u određenom broju dana, a zatim da koristi drugi tekst za pisma generirana nakon što je dulje vremensko razdoblje prošlo bez plaćanja. Može biti učinkovitije riješiti zadatak stvaranja i izdavanja zapanjujućih pisama trećoj strani.

Osoblje kreditnog odjela može povremeno mijenjati vrijeme ili sadržaj ovih automatski generiranih pisama ako smatraju da će neke varijacije poboljšati brzinu naplate. To se može postići AB testiranjem, pri čemu se izdaju dvije verzije zapanjujućeg pisma, i nadzire učinkovitost svake od njih; ako jedna verzija rezultira s više plaćanja kupcima, ta verzija postaje novi zadani format pisma koji će se koristiti.

Postoje pravila koja reguliraju razinu prijetnje koja se mogu uvrstiti u dopisno pismo, ovisno o državnoj jurisdikciji u kojoj kupac boravi, tako da morate izbjegavati pretjerano oštra zabludna pisma.

Očaravajuće pismo nije isto što i izjava na kraju mjeseca. Izjava se šalje svim kupcima koji imaju neplaćene račune na kraju mjeseca. Izvod uključuje sve račune koji još nisu plaćeni, čak i ako još nisu dospjeli za plaćanje. Izjava se ne smatra uznemiravanjem, već jednostavnom izjavom o stanju u određenom trenutku. Međutim, i dalje se smatra alatom za prikupljanje, jer može rezultirati upitima kupaca o računima koje nemaju u svojoj evidenciji, a koje stoga ne bi platili.