Podjela dužnosti

Podjela dužnosti dodjeljivanje je različitih koraka u procesu različitim ljudima. Namjera toga jest eliminirati slučajeve u kojima bi se netko mogao uključiti u krađu ili druge prijevarne radnje prekomjernom kontrolom nad postupkom. U osnovi, sljedeće tri opće funkcije u procesu trebaju se podijeliti između različitih ljudi:

  • Fizičko čuvanje imovine

  • Vođenje evidencije o imovini

  • Odobrenje za stjecanje ili raspolaganje imovinom

Evo nekoliko primjera razdvajanja dužnosti:

  • Osoba koja prima robu od dobavljača na skladištu ne može potpisati čekove da bi dobavljačima platila tu robu.

  • Osoba koja vodi evidenciju inventara nema fizičko posjedovanje inventara.

  • Osoba koja proda osnovna sredstva trećoj strani ne može evidentirati prodaju niti preuzeti skrbništvo nad isplatom od treće strane.

Podjela dužnosti bitan je element kontrolnog sustava. Revizori će tražiti razdvajanje dužnosti kao dio svoje analize entitetskog sustava unutarnjih kontrola i umanjit će ocjenu sustava ako postoje greške u razdvajanju. Kada dođe do grešaka u segregaciji, revizori će pretpostaviti da postoji povećani rizik od prijevare i prilagoditi svoje postupke u skladu s tim.

Podjelu dužnosti teže je ostvariti u manjoj organizaciji, gdje ima premalo ljudi da bi zadatke učinkovito prebacili na druge ljude. Još jedno pitanje segregacije jest da prebacivanje zadataka među previše ljudi čini tijek procesa manje učinkovitim. Kada se želi viša razina učinkovitosti, uobičajeni kompromis je slabija kontrola jer je razdvajanje dužnosti smanjeno.

Podjela dužnosti poznata je i kao razdvajanje dužnosti.