Izračun troškova na temelju aktivnosti

Izračun troškova zasnovan na aktivnostima (ABC) metodologija je za preciznije raspodjelu općih troškova njihovim dodjeljivanjem aktivnostima. Jednom kada se troškovi dodijele aktivnostima, troškovi se mogu dodijeliti troškovnim objektima koji koriste te aktivnosti. Sustav se može koristiti za ciljano smanjenje općih troškova. ABC najbolje djeluje u složenim okruženjima, gdje postoji mnogo strojeva i proizvoda, te zamršenim procesima koje nije lako riješiti. Suprotno tome, manje je korisno u pojednostavljenom okruženju gdje su proizvodni procesi skraćeni.

Tok postupka zasnovan na aktivnostima

Troškove temeljene na aktivnostima najbolje je objasniti šetnjom kroz različite korake. Oni su:

  1. Utvrditi troškove . Prvi korak u ABC-u je prepoznavanje onih troškova koje želimo alocirati. Ovo je najkritičniji korak u cijelom procesu, jer ne želimo gubiti vrijeme s pretjerano širokim opsegom projekta. Na primjer, ako želimo utvrditi puni trošak distribucijskog kanala, identificirat ćemo troškove oglašavanja i skladištenja koji se odnose na taj kanal, ali zanemarit ćemo troškove istraživanja, jer su oni povezani s proizvodima, a ne s kanalima.

  2. Učitajte baze sekundarnih troškova . Stvorite skupove troškova za one troškove nastale pružanjem usluga drugim dijelovima tvrtke, umjesto da izravno podržavate proizvode ili usluge tvrtke. Sadržaj sekundarnih skupova troškova obično uključuje računalne usluge i administrativne plaće te slične troškove. Ti se troškovi kasnije raspoređuju na druge skupine troškova koje su izravnije povezane s proizvodima i uslugama. Može biti nekoliko ovih sporednih troškova, ovisno o prirodi troškova i načinu na koji će se rasporediti.

  3. Učitajte baze primarnih troškova . Stvorite skup troškovnih grupa za one troškove koji su usko povezani s proizvodnjom robe ili usluga. Vrlo je uobičajeno imati zasebni skup troškova za svaku liniju proizvoda, jer se troškovi obično javljaju na ovoj razini. Takvi troškovi mogu uključivati ​​istraživanje i razvoj, oglašavanje, nabavu i distribuciju. Slično tome, mogli biste razmisliti o stvaranju skupova troškova za svaki distribucijski kanal ili za svaki pogon. Ako su proizvodne serije jako različite duljine, razmislite o stvaranju grupa troškova na razini serije, tako da možete adekvatno dodijeliti troškove na temelju veličine serije.

  4. Izmjerite pokretače aktivnosti . Koristite sustav prikupljanja podataka za prikupljanje podataka o pokretačima aktivnosti koji se koriste za raspodjelu troškova u skupinama sekundarnih troškova u primarne skupove troškova, kao i za dodjelu troškova u objektima troškova. Skupljanje podataka o pokretačima aktivnosti može biti skupo, pa zato koristite pogonitelje aktivnosti za koje se podaci već prikupljaju, gdje je to moguće.

  5. Rasporedite troškove u sekundarnim bazenima u primarne bazene . Upotrijebite pokretače aktivnosti za raspodjelu troškova u skupinama sekundarnih troškova u primarne skupine troškova.

  6. Naplati troškove troškovnih predmeta . Upotrijebite pokretač aktivnosti za dodjelu sadržaja svakog primarnog skupa troškova objektima troškova. Za svaki će skup troškova postojati zasebni pokretač aktivnosti. Da biste raspodijelili troškove, podijelite ukupne troškove u svakom skupu troškova s ​​ukupnim iznosom aktivnosti u pokretaču aktivnosti kako biste utvrdili trošak po jedinici aktivnosti. Zatim rasporedite cijenu po jedinici na troškovne objekte na temelju njihove upotrebe pokretača aktivnosti.

  7. Formulirajte izvješća . Pretvorite rezultate ABC sustava u izvješća za upravljačku potrošnju. Na primjer, ako je sustav izvorno dizajniran za akumuliranje općih podataka prema geografskoj prodajnoj regiji, tada izvijestite o prihodima ostvarenim u svakoj regiji, svim izravnim troškovima i općenitim rezultatima izvedenim iz ABC sustava. To menadžmentu daje cjelovit uvid u rezultate rezultata svake regije.

  8. Djelujte na temelju informacija . Najčešća reakcija upravljanja na ABC izvješće jest smanjenje količine pokretača aktivnosti koje koristi svaki objekt troška. To bi trebalo smanjiti količinu režijskih troškova koji se koriste.

Sada smo došli do potpune ABC alokacije općih troškova onim troškovnim objektima koji zaslužuju da budu terećeni općim troškovima. Na taj način upravitelji mogu vidjeti koje pokretače aktivnosti treba smanjiti kako bi se smanjio odgovarajući iznos općih troškova. Na primjer, ako je cijena pojedine narudžbenice 100 USD, upravitelji se mogu usredotočiti na to da proizvodni sustav automatski predaje narudžbenice ili na korištenje kartica nabave kao načina da se izbjegnu narudžbenice. Bilo koje rješenje rezultira manjim brojem narudžbi i samim time nižim troškovima odjela za nabavu.

Upotrebe troškova temeljenih na aktivnostima

Temeljna prednost korištenja ABC sustava je preciznije određivanje načina na koji se koristi režijski novac. Nakon što uspostavite ABC sustav, možete dobiti bolje informacije o sljedećim problemima:

  • Troškovi aktivnosti . ABC je dizajniran za praćenje troškova aktivnosti, tako da pomoću njega možete provjeriti jesu li troškovi aktivnosti u skladu s industrijskim standardima. Ako nije, ABC je izvrstan alat za povratne informacije za mjerenje stalnih troškova određenih usluga jer se upravljanje usredotočuje na smanjenje troškova.

  • Profitabilnost kupaca . Iako su većina troškova koji nastaju za pojedinačne kupce samo troškovi proizvoda, postoje i režijske komponente, kao što su neobično visoke razine korisničke usluge, rukovanje povratom proizvoda i sporazumi o suradnji u marketingu. ABC sustav može sortirati ove dodatne režijske troškove i pomoći vam da utvrdite koji vam kupci zapravo donose razumnu zaradu. Ova analiza može rezultirati odbijanjem nekih neprofitabilnih kupaca ili se veći naglasak stavlja na one kupce koji tvrtki zarađuju najveću dobit.

  • Trošak distribucije . Tipična tvrtka koristi razne distribucijske kanale za prodaju svojih proizvoda, poput maloprodaje, Interneta, distributera i kataloga za narudžbu putem pošte. Većina strukturnih troškova održavanja distribucijskog kanala režijska je, pa ako možete razumno odrediti koji distribucijski kanali koriste režijske troškove, možete donijeti odluku o promjeni načina korištenja distribucijskih kanala ili čak ispuštanju nerentabilnih kanala.

  • Napravite ili kupite . ABC pruža sveobuhvatan prikaz svih troškova povezanih s vlastitom proizvodnjom proizvoda, tako da možete precizno vidjeti koji će se troškovi eliminirati ako se neki predmet prebacuje na drugi način, a koji će troškovi ostati.

  • Margine . Pravilnim rasporedom općih troškova iz ABC sustava možete odrediti marže raznih proizvoda, linija proizvoda i cijelih podružnica. To može biti vrlo korisno za određivanje mjesta na kojem se mogu pozicionirati resursi tvrtke kako bi se zaradile najveće marže.

  • Minimalna cijena . Cijene proizvoda doista se temelje na cijeni koju će snositi tržište, ali voditelj marketinga trebao bi znati kolika je cijena proizvoda kako bi izbjegao prodaju proizvoda koji će izgubiti novac tvrtke na svakoj prodaji. ABC je vrlo dobar za određivanje općih troškova koji bi trebali biti uključeni u ovaj minimalni trošak, ovisno o okolnostima pod kojima se proizvodi prodaju.

  • Trošak proizvodnog pogona . Obično je prilično lako razdvojiti opće troškove na razini cijele tvornice, tako da možete usporediti troškove proizvodnje između različitih postrojenja.

Jasno je da postoji mnogo korisnih načina korištenja informacija koje pruža ABC sustav. Međutim, ove će informacije biti dostupne samo ako sustav dizajnirate tako da pruži određeni skup podataka potrebnih za svaku odluku. Ako instalirate generički ABC sustav i zatim ga koristite za gore navedene odluke, možda ćete otkriti da on ne pruža potrebne informacije. U konačnici, dizajn sustava određuje se analizom troškova i koristi u čijim odlukama želite da mu pomogne i vrijedi li trošak sustava u korist dobivenih informacija.

Problemi s troškovima temeljenim na aktivnostima

Mnoge tvrtke pokreću ABC projekte s najboljom namjerom, da bi vidjele da vrlo velik dio projekata ili propadne ili na kraju prestane biti iskorišten. Postoji nekoliko razloga za ova pitanja, a to su:

  • Obujam skupa troškova . Prednost ABC sustava je visoka kvaliteta informacija koje proizvodi, ali to dolazi po cijenu korištenja velikog broja skupova troškova - a što je više skupova troškova, to je veći trošak upravljanja sustavom. Da biste smanjili ovaj trošak, pokrenite tekuću analizu troškova kako biste održali svaki skup troškova u usporedbi s korisnošću dobivenih informacija. To bi trebalo smanjiti broj skupova troškova na srazmjerne razmjere.

  • Vrijeme instalacije . ABC sustave je ozloglašeno teško instalirati, a višegodišnje instalacije su norma kada ih tvrtka pokušava instalirati u svim proizvodnim linijama i objektima. Za takve sveobuhvatne instalacije teško je održati visoku razinu upravljanja i proračunske potpore kako mjeseci prolaze, a da instalacija nije dovršena. Stope uspjeha su mnogo veće za manje, ciljanije ABC instalacije.

  • Izvori podataka s više odjela . ABC sustav može zahtijevati unos podataka iz više odjela, a svaki od tih odjela može imati veće prioritete od ABC sustava. Dakle, što je veći broj odjela uključenih u sustav, to je veći rizik da unosi podataka s vremenom ne uspiju. Ovaj se problem može izbjeći dizajniranjem sustava koji će trebati samo informacije najpodržanijih menadžera.

  • Osnova projekta . Mnogi ABC projekti odobreni su na temelju projekta, tako da se informacije prikupljaju samo jednom; informacije su korisne za trenutnu operativnu situaciju tvrtke i postupno opadaju u korisnosti kako se operativna struktura mijenja s vremenom. Uprava kasnije možda neće odobriti financiranje dodatnih ABC projekata, pa se ABC jednom želi "odraditi", a zatim odbaciti. Da biste ublažili ovaj problem, ugradite što veći dio ABC strukture prikupljanja podataka u postojeći računovodstveni sustav, tako da se troškovi tih projekata smanje; uz nižu cijenu, vjerojatnije je da će u budućnosti biti odobreni dodatni ABC projekti.

  • Prijavljivanje neiskorištenog vremena . Kada tvrtka zatraži od svojih zaposlenika da izvješćuju o vremenu provedenom na raznim aktivnostima, oni imaju jaku tendenciju da osiguraju da prijavljeni iznosi budu jednaki 100% njihovog vremena. Međutim, postoji neiskorišteno vrijeme bilo čijeg radnog dana koje može uključivati ​​stanke, administrativne sastanke, igranje igara na Internetu i tako dalje. Zaposlenici obično maskiraju ove aktivnosti raspoređujući više vremena na druge aktivnosti. Ti napuhani brojevi predstavljaju pogrešnu raspodjelu troškova u ABC sustavu, ponekad u vrlo značajnim iznosima.

  • Odvojeni skup podataka . ABC sustav rijetko se može konstruirati tako da izvuče sve potrebne podatke izravno iz glavne knjige. Umjesto toga, ona zahtijeva zasebnu bazu podataka koja uzima podatke iz nekoliko izvora, od kojih su samo jedan postojeći računi glavne knjige. Održavanje ove dodatne baze podataka može biti prilično teško, jer zahtijeva značajno dodatno vrijeme osoblja za koje možda ne postoji odgovarajući proračun. Najbolje je zaobići dizajn sustava tako da zahtijeva minimalnu količinu dodatnih informacija osim onih koje su već dostupne u glavnoj knjizi.

  • Ciljana upotreba . Prednosti ABC-a najočitije su kada je teško razabrati informacije o troškovnom računovodstvu zbog prisutnosti više proizvodnih linija, strojeva koji se koriste za proizvodnju mnogih proizvoda, brojnih postavki strojeva i slično - drugim riječima, u složenoj proizvodnji okruženja. Ako tvrtka ne posluje u takvom okruženju, tada može potrošiti velik novac na ABC instalaciju, samo da bi utvrdila da dobiveni podaci nisu pretjerano vrijedni.

Širok spektar ovdje spomenutih problema trebao bi jasno pokazati da ABC u mnogim organizacijama teži neravnom putu, s tendencijom da njegova korisnost vremenom opada. Od ovdje spomenutih prijedloga za ublažavanje problema, ključna je stvar izgradnja visoko ciljanog ABC sustava koji daje najkritičnije informacije po razumnoj cijeni. Ako taj sustav zaživi u vašoj tvrtki, razmislite o postupnom proširenju tijekom kojeg ćete se dalje širiti samo ako u tome postoji jasna i vidljiva korist. Najgore što možete učiniti je instalirati veliki i sveobuhvatan ABC sustav, jer je skup, nailazi na najveći otpor i najvjerojatnije je da dugoročno ne uspije.

Slični pojmovi

Izračun troškova zasnovan na aktivnostima poznat je i pod nazivom obračun troškova, metoda abc i metoda obračuna troškova abc.