Definicija izvještaja o troškovima

Izvještaj o troškovima obrazac je koji se koristi za praćenje poslovne potrošnje. Zaposlenici ga najčešće dovršavaju kako bi razvrstali izdatke za koje traže naknadu. Potvrde se obično prilažu uz obrazac ako povezani iznosi izdataka premašuju određeni minimalni iznos. Poslodavac ispituje točnost i valjanost podnesaka i isplaćuje zaposlenicima tražene iznose. Nakon toga poslodavac može evidentirati nadoknađene iznose kao poslovni trošak, koji utječe na iznos priznate računovodstvene dobiti i oporezive dobiti.

Izvještaji o troškovima također se mogu koristiti za detalje troškova ostvarenih u odnosu na početni predujam zaposlenika. Ako je to slučaj, poslodavac i dalje evidentira predane iznose kao poslovni trošak, ali nema povrata; umjesto toga, poslodavac odbija izdatke od iznosa predujma zaposlenika.

Izvješće o troškovima može sadržavati brojna informativna polja specifična za tvrtku, ali obično zahtijeva barem sljedeće osnovne informacije:

  • Datum kada je nastao rashod (podudara se s datumom na pripadajućoj potvrdi)

  • Priroda troškova (kao što su avionske karte, obroci ili naknade za parkiranje)

  • Iznos troškova (podudara se s iznosom povezane potvrde)

  • Račun na koji treba naplatiti trošak

  • Međuzbir za svaku vrstu troškova

  • Oduzimanje svih prethodnih predujmova isplaćenih zaposleniku

  • Ukupan iznos traženog iznosa naknade

Obrazac izvještaja o troškovima može sadržavati i sažetak politike putovanja i zabave poslodavca, koja definira koje troškove tvrtka neće nadoknaditi (poput izdataka za zabavu u sobi).

Koncept izvještaja o troškovima također se može odnositi na detaljan popis troškova koje je svaki odjel poduzeća imao za izvještajno razdoblje. Ove se informacije ispituju kako bi se utvrdilo jesu li se stvarni nastali troškovi razlikovali od očekivanja, u kojem slučaju uprava može istražiti razloge tih razlika.