Izvješće o primanju koristi se za dokumentiranje sadržaja isporuke poduzeću. Obrazac ispunjava prijemno osoblje poduzeća koje prihvaća isporučenu robu. Sljedeće se informacije obično uključuju u izvješće o primanju:
- Datum i vrijeme primanja dostave
- Naziv brodarske tvrtke koja je isporučila robu
- Naziv svake primljene stavke
- Količina svake primljene stavke
- Broj autorizacijske narudžbenice, ako je naveden na dokumentaciji za isporuku ili na kutiji
- Stanje primljenih predmeta. To može biti negativan unos, gdje se bilježi samo oštećena roba.
Izvješće o primanju može se koristiti na nekoliko načina, uključujući sljedeće:
- Povrat . Ako se želi vratiti određena roba, izvještaj o primanju dokumentira razlog povrata, poput oštećene robe.
- Obveze . Izvještaj o primanju može se koristiti kao dokaz primitka u postupku trosmjernog podudaranja. Ovaj se pristup češće koristi za kupnje većih dolara.
- Razgraničenja . Računovodstveno osoblje može koristiti izvještaje o primanju koji su završeni krajem mjeseca za obračunavanje troškova za račune dobavljača koji još nisu stigli.
Glavna kopija svakog izvješća o prijamu pohranjuje se u odjelu za prijem. Kopije se šalju drugim odjelima prema zahtjevima postupaka tvrtke, poput primjerka koji se šalje osoblju s obveznicima radi dokumentiranja primljene robe.
Iz perspektive kontrole, može biti korisno jedinstveno numerirati svako izvješće o primanju. Zatim se može ispitati redoslijed brojeva kako bi se utvrdilo nedostaju li izvješća o primanju.
