Postupak naplate

Osoblje zbirki može rješavati ogroman broj dospjelih računa. Ako je to slučaj, upravitelju naplate potreban je postupak za rješavanje problema s plaćanjem s kupcima na standardiziran način. Detaljan postupak prikupljanja naveden je u nastavku. Ovdje zabilježeni tijek procesa samo općenito predstavlja faze interakcije s kupcem. Ovi se koraci mogu presložiti, dopuniti ili eliminirati, ovisno o statusu plaćanja svake fakture. Koraci su sljedeći:

  1. Dodijelite dospjele račune (nije obavezno) . Kada faktura kasni s plaćanjem, dodijelite je službenici za naplatu za aktivnosti naplate.

  2. Potvrdite dopuštene odbitke (nije obavezno) . Kupac može predati obrazac s pojedinostima o odbitku prema marketinškom planu tvrtke. Ako je to slučaj, provjerite tvrdnju kod voditelja marketinga i usporedite je s odbitcima kupca. Ako se odbitak može pratiti do dopuštenog odbitka, pošaljite obrazac za odobrenje kreditnog odobrenja kako biste nadoknadili iznos odbitka.

  3. Izdajte zapanjujuća slova . Pomoću računovodstvenog softvera ispisujte zapanjujuća slova u određenim intervalima, pri čemu svako ukazuje kupcima na dospjele račune. Pregledajte pisma i izdvojite one za koje su druge aktivnosti na prikupljanju već u tijeku. Pošaljite ostalim zapanjujućim pismima kupcima e-poštu.

  4. Inicirajte izravan kontakt . Ako još uvijek ima nepodmirenih računa, nazovite kupce kako biste razgovarali o razlozima neplaćanja. Nakon svakog poziva zabilježite detalje poziva, uključujući datum, kontakt osobu, razloge za kašnjenje plaćanja i obećanja da ćete platiti.

  5. Riješite aranžmane plaćanja (nije obavezno) . Ako je potrebno prihvatiti dulji rok plaćanja, dokumentirajte uvjete plaćanja koje treba izvršiti, kao i sve kamate koje treba platiti i sva osobna jamstva plaćanja.

  6. Prilagodite kreditno ograničenje (nije obavezno) . U ovom trenutku osoblje za naplatu treba imati dovoljno podataka o financijskom stanju kupca i preporučiti ih kreditnom osoblju ako je na redu smanjenje ili ukidanje kreditnog limita kupca. Kreditno osoblje odgovorno je za promjenu kreditnog limita - osoblje za naplatu daje samo informacije.

  7. Nadgledajte plaćanja prema aranžmanima za nagodbu (nije obavezno) . Ako postoje posebni planovi plaćanja, usporedite zakazane datume plaćanja s datumima kada su uplate stvarno primljene i kontaktirajte kupce čim se čini da će propustiti planirani datum plaćanja. Ova razina praćenja potrebna je kako bi spriječila kupce da odgađaju plaćanja.

  8. Obratite se agenciji za prikupljanje . Nakon što se pokušaju sve ostale tehnike internog prikupljanja, prebacite račune u agenciju za prikupljanje. U ovom trenutku kupac bi se sigurno trebao staviti na listu zadržavanja kredita.

  9. Tužiti kupca (nije obavezno) . Ako su sve druge mogućnosti zakazale, sastanite se s pravnim osobljem tvrtke kako biste utvrdili ima li tvrtka dovoljan slučaj protiv kupca da bi na njemu dobila presudu na sudu. Također, kupac bi trebao imati na raspolaganju dovoljno sredstava za plaćanje bilo kakve presude protiv njega. Ako se ovi problemi čine povoljnim, ovlastite pravno osoblje da nastavi sa parnicom.

  10. Otpisati preostali saldo . Ako sve tehnike naplate nisu uspjele, popunite obrazac za odobrenje kreditnog odobrenja u iznosu fakture za otpis.

  11. Provedite post mortem . Ako je postojao određeni problem sa sustavima tvrtke koji je prouzročio loš dug, sazovite sastanak ljudi koji su najuže povezani s problemom kako biste razgovarali o rješenju. Dodijelite odgovornost za radnje, dokumentirajte sastanak i po potrebi zakažite sljedeće sastanke.

Vjerojatnije je da će navedeni postupak naplate koristiti novo osoblje za prikupljanje. Iskusnijem osoblju treba omogućiti da razlikuje svoje aktivnosti s ovog popisa na temelju svojih mišljenja u vezi s najboljim načinom naplate od određenih kupaca.