Knjigovodstveni unos

Knjigovodstveni unos formalni je zapis koji dokumentira transakciju. U većini slučajeva računovodstveni se unosi koriste dvostrukim knjigovodstvenim sustavom, koji zahtijeva unos debitnog i kreditnog unosa, a što na kraju dovodi do stvaranja cjelovitog skupa financijskih izvještaja. Računovodstveni unos može se izvršiti i u jednom knjigovodstvenom sustavu; ovaj sustav obično prati samo novčane primitke i novčane isplate i prikazuje samo one rezultate potrebne za sastavljanje računa dobiti i gubitka.

Tri su glavne vrste knjigovodstvenih evidencija, a to su:

  • Unos transakcije . Ovo je primarna vrsta poslovnog događaja za koji bi računovođa izradio knjigovodstveni zapis. Primjeri računovodstvenih transakcija su snimanje računa kupcu, račun dobavljača, primanje gotovine i kupnja dugotrajnog sredstva. Ova vrsta knjigovodstvenog unosa koristi se i na osnovi računovodstvenog razgraničenja i na osnovi računovodstva.

  • Prilagođavanje unosa . Ovo je unos u dnevnik koji se koristi na kraju obračunskog razdoblja za prilagođavanje stanja na različitim računima glavne knjige kako bi se bliže uskladili prijavljeni rezultati i financijski položaj poduzeća kako bi se udovoljilo zahtjevima računovodstvenog okvira, kao što su GAAP ili MSFI. Ova vrsta knjigovodstvenog unosa koristi se prema računovodstvenom načelu nastanka događaja.

  • Zatvaranje ulaza . Ovo je unos u dnevnik koji se koristi na kraju obračunskog razdoblja za prebacivanje završnih stanja na svim računima prihoda, rashoda, dobitka i gubitka (poznatih kao privremeni računi) na račun zadržane dobiti. Na taj način ispraznjuju se privremeni računi, tako da mogu početi prikupljati podatke o transakcijama u sljedećem obračunskom razdoblju.

Računovodstvene evidencije za transakcije obično se izrađuju putem transakcijskog sučelja u računovodstvenom softveru, tako da možda niti ne shvaćate da kreirate računovodstvenu stavku (kao što je, na primjer, prilikom izrade računa kupca). Ako kreirate prilagodbeni knjigovodstveni unos, tada ćete koristiti format unosa dnevnika (pod pretpostavkom da se koristi računovodstveni sustav dvostrukog unosa). Ako knjige zatvarate na kraju obračunskog razdoblja, računovodstveni softver će vjerojatno automatski stvoriti zaključni zapis; nećete ni vidjeti unos.