Postupak s sitnim novcem

Fond sitni novac

Kada se gotovini doda novčani fond, osnovni je koncept zamijeniti iznos bilo koje gotovine koja je prethodno isplaćena iz fonda. To uključuje sažimanje svih izvršenih isplata i vraćanje gotovine u fond za taj iznos. Postupak financiranja sitnim novcem naveden je u nastavku:

  1. Ispunite obrazac za pomirenje . Ispunite obrazac za usklađivanje sitnog novca, u kojem skrbnik sitnog novca navodi preostali novac u ruci, izdane bonove i eventualne višak ili maloljetnike. Podaci o bonovima mogu doći iz knjige blagajne. Računovodstveno osoblje pregledava i odobrava obrazac te šalje kopiju obračunskom osoblju, zajedno sa svim bonovima navedenim na obrascu. Skrbnik za sitni novac zadržava kopiju.

  2. Nabavite gotovinu . Obveze za plaćanje izrađuju ček koji se izdaje na blagajni u iznosu potrebnom za financiranje sitnog novca do navedenog limita. Blagajna položi ček i sredstva pretvara u gotovinu. Obveze za plaćanje prosljeđuju obrazac za usklađivanje sitnog novca računovodstvu glavne knjige.

  3. Dodajte novac u fond sitne gotovine . Blagajna daje novac gotovini skrbniku koji ga uključuje u fond sitnog novca. Ako postoji knjiga sitne gotovine, skrbnik unosi iznos primljene gotovine u knjigu i ažurira tekući ukupan iznos gotovine u ruci.

  4. Evidentirajte bonove u glavnu knjigu . Računovođa glavne knjige evidentira iznose bonova navedenih u obrascu za usklađivanje sitnog novca kao trošak u glavnoj knjizi, a zatim podnosi obrazac i priložene bonove.

Isplatiti sitni novac

Postupak isplate sitnog novca osmišljen je tako da pruži dovoljnu dokumentaciju o svakom trošku, kao i dokaz da su sredstva stvarno isplaćena. Postupak isplate sitnog novca opisan je u nastavku:

  1. Zahtjevi za isplatu zaslona . Isplatiti sredstva samo za manje poslovne troškove.

  2. Otključajte sitni novac . Ako zahtjev za isplatu spada u smjernice za isplatu sitnog novca, otključajte spremnik u kojem se nalazi sitni novac. Iz sigurnosnih razloga, sitni novčani fond trebao bi biti zaključan cijelo vrijeme kad se ne koristi.

  3. Kompletni bon . Osoba kojoj se nadoknađuje popuni vaučer za povrat. Ovaj bi vaučer trebao sadržavati isplaćeni iznos, vrstu troškova, datum i osobu kojoj je isplaćen sitni novac. Ako postoji račun za koji se osobi nadoknađuje novac, zakvačite ga u bon. Ovaj je korak potreban za praćenje vrsta troškova koji se ostvaruju, a koji se potom mogu naplatiti na različite račune troškova.

  4. Isplatiti gotovinu . Prebrojite gotovinu koja se isplati i neka i primatelj prebroji da provjeri iznos koji se plaća. Primatelj gotovine tada treba potpisati bon; ovo pruža dokaz da skrbnik nije ispunio bon i jednostavno je stavio odgovarajući iznos u gotovinu. Sve popunjene bonove spremite u kasu.

  5. Ažuriranje knjige blagajne (neobavezno) . Kad god se voucher popuni, skrbnik bi trebao odmah ažurirati knjigu sitnih novčanih sredstava dodavanjem iznosa, vrste i datuma troškova i ažuriranjem tekućeg stanja gotovine. Te se informacije mogu održavati i u elektroničkoj proračunskoj tablici.